Wenn du im Einzelhandel, in der Gastronomie, Hotellerie oder in medizinischen Einrichtungen wie Apotheken und Krankenhäusern unterwegs bist, kommst du an fiskalkonformen Kassensystemen nicht vorbei. Seit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gilt: Elektronische Kassen müssen Transaktionen manipulationssicher aufzeichnen, eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen und jederzeit prüfbare Daten liefern. Übergangsfristen sind passé – wer jetzt nicht compliant ist, riskiert Ärger bei der Kassen-Nachschau, Bußgelder und teure Nachbesserungen.
Die gute Nachricht: Mit der richtigen Lösung ist das kein Hexenwerk. In diesem Beitrag bekommst du einen verständlichen Überblick, worauf es rechtlich und praktisch ankommt – und wie MagicPOS dir die Umstellung abnimmt, ohne dass dein Tagesgeschäft aus dem Takt gerät.
Was „fiskalkonform“ konkret bedeutet
Fiskalkonform bedeutet, dass dein Kassensystem die rechtlichen Anforderungen erfüllt, insbesondere:
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Jede Transaktion wird unveränderbar protokolliert und kryptografisch gesichert. Es gibt Hardware- und Cloud-TSEs – beide müssen BSI-zertifiziert sein.
- Belegausgabepflicht: Du musst für jeden Vorgang einen Beleg anbieten (gedruckt oder digital). Kund:innen müssen ihn nicht annehmen, du musst ihn aber bereitstellen.
- DSFinV-K/Export: Deine Kassendaten müssen in einem standardisierten Format exportierbar sein, damit das Finanzamt sie prüfen kann.
- Kassen-Nachschau: Das Finanzamt darf unangekündigt prüfen. Dann muss dein System sofort exportfähig sein und die geforderten Informationen liefern.
- GoBD: Ordnungsmäßige Buchführung gilt auch für Kassen. Dazu gehören Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit der Daten, Verfahrensdokumentation und Aufbewahrung (in der Regel 10 Jahre).
Hinweis: Eine allgemeine Kassenmeldepflicht war vorgesehen, wurde aber in der Praxis mehrfach verschoben. Prüfe den aktuellen Stand bei deinem Finanzamt bzw. dem BMF – oder hol dir Unterstützung, damit du hier auf der sicheren Seite bist.
Wer betroffen ist – und welche Besonderheiten zählen
- Einzelhandel: Variantenvielfalt, Artikelstammdaten, Barcodes, Pfand, Gutscheine, Rabattaktionen – alles muss sauber verbucht und TSE-protokolliert werden. Wichtig sind schnelle Scanner, zuverlässige Bondrucker und eine klare Abwicklung von Retouren.
- Gastronomie & Hotellerie: Tische, Gänge, Splitting, Stornos, Happy-Hour-Preise, Lieferservice, Trinkgeldregelungen – hier brauchst du eine Kasse, die komplexe Workflows abbildet und rechtssicher dokumentiert. Kitchen-Displays und mobile Endgeräte entlasten den Service.
- Medizinische Einrichtungen (Apotheken, Krankenhäuser): Bar- und Kartenzahlungen am HV-Tisch, OTC-Verkauf, Zuzahlungen, unterschiedliche Steuersätze, sensible Daten. Neben der KassenSichV spielen Datenschutz (DSGVO) und branchenspezifische Prozesse eine große Rolle. Barcode-Workflows (PZN), revisionssichere Belegspeicherung und Rollen-/Rechtekonzepte sind hier essenziell.
Kurz: Jede Branche hat ihre Eigenheiten – die Kasse muss zu deinen Abläufen passen, nicht umgekehrt.
Checkliste für die Anschaffung: So triffst du die richtige Wahl
Bevor du investierst, prüfe die folgenden Punkte:
- TSE-Strategie:
- Hardware-TSE (z. B. USB/SD) vs. Cloud-TSE: Cloud ist oft flexibler bei Filialen und Updates; Hardware ist unabhängig vom Netz und transparent kalkulierbar.
- Zertifikat-/Laufzeitmanagement: Plane rechtzeitig die Verlängerung, damit die TSE nicht überraschend ausläuft.
- Software-Fit:
- Für Gastronomie: GastroSoft-Integration für Tische, Kurse, mobile Order, Küchensteuerung.
- Für Handel: PosSoft mit Artikel-/Variantenverwaltung, Warengruppen, Inventur und Rabattlogik.
- DSFinV-K-Export, GoBD-Features, Storno-/Retourenprozesse, Gutscheine, Pfand, Trinkgeld.
- Hardware:
- All-in-One-Terminal oder modulare Kasse, Bondrucker, Barcodescanner, Kassenlade, Kundendisplay.
- Optional: Tablets/MDEs, Kitchen-Displays, Waagen-Anbindung.
- Schnittstellen:
- Warenwirtschaft/ERP, Buchhaltung (DATEV), E-Commerce, Payment-Terminals.
- Digitale Belege, E-Rechnung für B2B, Reporting/BI.
- Betrieb & Service:
- Automatische Updates (auch für TSE), Monitoring, Fernwartung, Helpdesk-Zeiten.
- Schulung fürs Team und klare Verfahrensdokumentation.
- Sicherheit & Datenschutz:
- Rollen-/Rechtesystem, Protokolle, regelmäßige Backups, DSGVO-konforme Verarbeitung.
- Wirtschaftlichkeit:
- TCO-Betrachtung: Anschaffung, Lizenzen, TSE-Kosten, Wartung, Schulung, Ausfallrisiken.
- Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung, um Liquidität zu schonen.
- Lieferzeit & Inbetriebnahme:
- Vorabkonfiguration, Testbetrieb, Go-Live-Begleitung – idealerweise ohne nennenswerte Downtime.
Betrieb, Prüfungssicherheit und Alltagstauglichkeit
Nach der Anschaffung beginnt die eigentliche Kür: ein reibungsloser, revisionssicherer Betrieb.
- Tagesgeschäft:
- Saubere Kassenführung (Z-Bericht/Tagesschluss), klar definierte Storno- und Retourenprozesse.
- Belegausgabe anbieten (auch digital), Nummernkreise und Zeitstempel konsistent halten.
- Daten & Nachweise:
- Regelmäßige DSFinV-K-Exports testen und sicher ablegen.
- Aufbewahrungspflichten beachten (i. d. R. 10 Jahre).
- Verfahrensdokumentation aktuell halten: Wer macht was, womit, wie und warum.
- Updates & TSE:
- Software-Updates zeitnah einspielen; TSE-Updates und Zertifikatslaufzeiten im Blick behalten.
- Fallback-Plan bei Netz- oder Hardwareproblemen (z. B. Offlinebetrieb, Ersatzdrucker).
- Organisation:
- Rechte- und Rollenmodell pflegen (z. B. Storno nur mit Berechtigung).
- Schulungen für neue Mitarbeitende, kurze Checklisten für Kassen-Nachschau.
Pro-Tipp: Mach vierteljährlich einen „Mini-Audit“ intern. So bleibt alles sauber, und eine echte Prüfung bringt dich nicht ins Schwitzen.
Wie MagicPOS die Umstellung in der Praxis erleichtert
MagicPOS ist seit 2016 im Markt aktiv (seit 2021 als GmbH mit Sitz in Mühlingen am Bodensee) und hat sich auf fiskalkonforme Kassensysteme und passende IT-Lösungen spezialisiert. Was bedeutet das konkret im Alltag?
- Branchenfit ab Werk:
- Gastronomie: Mit GastroSoft richtest du Tische, Bereiche, Menügänge und Bonläufe ein; mobile Bestellungen und Küchenmonitore beschleunigen deinen Service.
- Einzelhandel: Mit PosSoft verwaltest du Varianten, Etiketten, Aktionen und Inventuren; Barcodescanner sorgen für schnelle Kassiervorgänge.
- Apotheken/Kliniken: Scanner-Workflows, unterschiedliche Steuersätze, DSGVO-konforme Prozesse; klare Rollen und Nachweisdaten für Prüfungen.
- TSE inklusive:
- Zertifizierte TSE-Anbindung (Hardware oder Cloud) wird von MagicPOS vorkonfiguriert – inklusive Signaturtests und Exportprüfung.
- Hardware, die läuft:
- Passende Terminals, Bondrucker und Barcodescanner – aufeinander abgestimmt, zügig geliefert und vorinstalliert.
- Reibungsloser Start:
- Vorkonfiguration deiner Artikel, Tische, Steuersätze und Nummernkreise.
- Begleiteter Go-Live mit Remote-Support – meist ohne nennenswerte Ausfallzeit.
- Service, der dranbleibt:
- Fachberatung, Schulungen für dein Team, Fernwartungspakete und schnelle Hilfe im Störungsfall.
- Regelmäßige Updates und Monitoring, damit TSE & Software compliant bleiben.
- Faire Konditionen:
- Wettbewerbsfähige Preise, schneller Versand, flexible Finanzierung (Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung).
Drei Beispiele aus der Praxis
- Modeboutique im Einzelhandel:
- Herausforderung: Viele Varianten, Rabattaktionen, sporadische Retouren.
- Lösung: PosSoft mit sauberem Variantenstamm, Rabattregeln und klaren Retourenprozessen; TSE konfiguriert, DSFinV-K-Export getestet. Ergebnis: Schneller Kassiervorgang, saubere Belege, weniger Fehler.
- Restaurant mit Terrasse:
- Herausforderung: Tischsplitting, Trinkgeld, Stornos bei Fehlbonierungen, Stoßzeiten.
- Lösung: GastroSoft mit mobilen Bestellgeräten, Kursen und Küchenmonitoren; Rechte für Storno nur für Schichtleitung; digitaler Beleg optional. Ergebnis: Weniger Laufwege, schnellere Abläufe, revisionssichere Dokumentation.
- Apotheke mit hoher Frequenz:
- Herausforderung: Unterschiedliche Steuersätze, sensible Daten, Prüfbereitschaft.
- Lösung: Barcode-Workflows, Rollen-/Rechtekonzept, regelmäßige Export- und Update-Routinen; Verfahrensdokumentation per Vorlage. Ergebnis: Flott, korrekt, prüfsicher.
Warum gerade jetzt mit MagicPOS?
- Du bekommst keine Bastellösung, sondern ein abgestimmtes Gesamtpaket aus Kasse, TSE, Software und Hardware.
- Du sparst Zeit: Vorkonfiguration, schneller Versand und Remote-Inbetriebnahme bringen dich zügig live.
- Du minimierst Risiken: Fachberatung, Schulungen und Fernwartungspakete sorgen dafür, dass Updates, Exporte und TSE-Fristen nicht untergehen.
- Du bleibst flexibel: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung entlastet deine Liquidität – ohne Abstriche bei Qualität oder Service.
Kurz gesagt: MagicPOS kombiniert wettbewerbsfähige Preise mit exzellentem Service – und denkt deine Branchensituation von Anfang an mit.
Dein Fahrplan zur fiskalkonformen Kasse
- Bedarf klären:
- Welche Workflows hast du (Tische, Lieferungen, Retouren, Gutscheine)? Welche Schnittstellen brauchst du (DATEV, ERP, Shop)?
- Lösung auswählen:
- Software-Fit (GastroSoft/PosSoft), TSE-Variante (Cloud/Hardware), passende Hardware.
- Umsetzung planen:
- Vorkonfiguration, Testbetrieb mit echten Artikeln und Szenarien, Schulungen fürs Team.
- Go-Live & Absicherung:
- Tagesschluss-Routinen, Export-Tests, Backup-Plan, Verfahrensdokumentation finalisieren.
- Betrieb optimieren:
- Regelmäßige Updates, Mini-Audits, Anpassungen bei Sortiment/Workflow.
Wenn du dabei Unterstützung willst: MagicPOS übernimmt genau diese Schritte – von der ersten Beratung über die Auswahl bis zum laufenden Betrieb. So bleibt dein Fokus auf deinem Geschäft, während die Kasse zuverlässig, schnell und fiskalkonform ihren Job macht.
Und falls du schon ein System hast, aber unsicher bist, ob alles compliant ist: Ein kurzer Check mit Test-Export, Belegprüfung und TSE-Status schafft Klarheit – und MagicPOS hilft dir, eventuelle Lücken schnell zu schließen.