KassenSichV, TSE und GoBD sind längst gelebter Alltag – 2025 geht es darum, alles sauber, effizient und revisionssicher aufzustellen. Kurz zusammengefasst:
- KassenSichV verpflichtet Dich zu einer TSE (Technische Sicherheitseinrichtung), Belegausgabepflicht und einem standardisierten Datenexport (DSFinV-K).
- GoBD regelt die Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung Deiner digitalen Aufzeichnungen (10 Jahre).
- Kassen-Nachschau: Das Finanzamt darf unangekündigt prüfen – mit Datenzugriff (Z1–Z3).
- Meldepflichten: Achte auf den jeweils aktuellen Stand beim BZSt. Gute Kassensoftware hält die Angaben (z. B. Seriennummern, Inbetriebnahmedaten) bereit.
Mit MagicPOS bekommst Du integrierte Lösungen aus einer Hand: GastroSoft (Gastro/Hotellerie), PosSoft (Einzelhandel), geprüfte TSE-Schnittstelle sowie passende Hardware wie Bondrucker und Barcodescanner – plus flexible Finanzierung, schneller Versand und Fachberatung.
Die Bausteine in der Praxis: Software, TSE, Hardware, Prozesse
So stellst Du Dein Setup robust auf:
- Kassensoftware: GastroSoft bzw. PosSoft konfigurieren, Benutzerrechte, Steuersätze, Zahlungsarten, Stornos/Retouren, Gutscheine. DSFinV-K-Export und Z-Bon-Prozesse aktivieren.
- TSE-Integration: Wahl zwischen Cloud-TSE (wartungsarm) und Hardware-TSE (lokaler Stick/Modul). Uhrzeit-Synchronisation (NTP) ist Pflicht – falsche Zeitstempel sind Audit-Killer.
- Hardware: Bondrucker (Belegausgabe- und Archivierungsstrategie), Barcodescanner (1D/2D, PZN im Apothekenumfeld), Kassenschublade, Kundendisplay. Stabiler Netzwerk- und Strombetrieb mit USV.
- Prozesse: Täglicher Kassensturz/Z-Abschluss, Storno-Workflows, Trinkgeld- und Gutscheinregeln, Verfahrensdokumentation mit Screenshots/Prozessdiagrammen.
- Sicherheit: Rollen- und Rechtemanagement, Protokollierung, Datensicherung, verschlüsselte Fernwartung mit Freigabe- und Logging-Konzept.
Branchenleitfaden Einzelhandel: Schnell, fehlerarm, auditfest
Einzelhandel lebt von Durchsatz und Artikelvielfalt. So setzt Du PosSoft sinnvoll ein:
- Artikelstammdaten: EANs, Warengruppen, Steuersätze (z. B. 7/19 %), Preisstaffeln und Varianten sauber pflegen. Preisänderungen protokollieren.
- Scanner-Setups: Ergonomische Scanner, „Hands-free“-Stationen an Stoßzeiten, Barcodes für Retourenetiketten.
- Gutscheine und Rabatte: Regeln für Rabattarten, Mitarbeiter-Rabatte und Aktionszeiträume definieren; Einlösung revisionssicher buchen.
- Retouren/Umtausch: Gutschrift/Wareneingang sauber trennen; Seriennummern optional mit erfassen.
- Tagesabschluss: Automatisierte Kassenberichte, DSFinV-K-Export testen, Kassenbuch digital führen.
- Inventur: Mobil erfassen, Differenzen begründen; Lagerkorrekturen werden TSE-protokolliert.
- Hardwaretipps: Schnelle Bondrucker (Thermo, 80 mm), breite Papierrollen bevorraten, Scanner mit gutem Ziellicht bei hellem Ladenlicht.
Branchenleitfaden Gastronomie/Hotellerie: Komplexe Vorgänge einfach sicher
GastroSoft glänzt bei Tischen, Gängen, Splits und Bewirtungsbelegen:
- Tisch- und Gangsteuerung: Umbuchen/Splitten korrekt verbuchen, damit TSE-Journale lückenlos bleiben.
- Bewirtungsbelege: Pflichtangaben (Datum, Leistung, Betrag, USt); Gastdaten DSGVO-konform erheben.
- Trinkgelder: Differenzieren zwischen freiwilligen Trinkgeldern (lohnsteuerlich relevant) und Bedienungsentgelten; Buchungsart in der Software festlegen.
- Hotel-POS: Zimmerumbuchungen, Debitoren, City-Tax, Frühstück/Arrangement-Anteile steuerlich korrekt trennen.
- Zahlungsartenmix: Bar, giro/KK, mobile Zahlungen, Gutscheine; Teilzahlungen exakt mappen.
- Küche/Bar: Bonrouting, Kursdrucke, Storno- und Nachbonier-Logik abstimmen, um Audit-Fragen zu vermeiden.
- Schicht- und Z-Abschluss: Bedienerwechsel protokollieren, Kassensturz je Schicht, Tagesreport inkl. TSE-Status.
Branchenleitfaden Apotheken und klinische Einrichtungen: Präzision und Datenschutz
Im Gesundheitsumfeld kommen regulatorische und Datenschutz-Anforderungen hinzu:
- PZN-/Chargenscan: Barcodescanner auf PZN und ggf. 2D-Codes (Impfstoffe, Medizinprodukte) trimmen.
- Rezept-/Zuzahlungsprozesse: Kassenbelege mit geforderten Angaben; vertrauliche Daten strikt nach DSGVO schützen (Rollen, Sichtschutz, Protokolle).
- Steuerlogik: Rx/OTC, reduzierte/volle USt, Rezeptgebühren separat ausweisen.
- Klinik-Cafeteria/Shop: Mehrere Kostenstellen/Kassen, wechselndes Personal – arbeite mit klaren Rollen und Schichtprotokollen.
- DSFinV-K und Verfahrensdokumentation: Besonders sorgfältig, da Daten- und Prozessschutz im Fokus stehen.
Checkliste Implementierung: In 10 Schritten zur fiskalkonformen Kasse
1) Bestandsaufnahme
- Welche Kassen, Standorte, Peripherie, Zahlungsarten? Welche Alt-Daten müssen mit?
2) Entscheidung TSE - Cloud vs. Hardware; Laufzeit, Signaturleistung, Ausfallkonzept.
3) Software-Setup - GastroSoft/PosSoft installieren, Mandant/Filialstruktur, Rechte, Steuern, Workflows.
4) Hardware-Plan - Bondrucker, Scanner, Kassenlade, Displays, Netzwerk/USV. Kompatibilitätsliste prüfen.
5) Zeit und Sicherheit - NTP-Sync, Firewall-Freigaben für Cloud-TSE, verschlüsselte Fernwartung einrichten.
6) Stammdatenmigration - Artikel, Preise, Tische/Zimmer, Gutscheinkonten; Qualitätssicherung per Stichprobe.
7) Beleg- und Exportcheck - Beleglayout (gesetzliche Pflichtangaben, TSE-Infos), DSFinV-K-Testexport durchführen.
8) Verfahrensdokumentation - Prozesse, Zuständigkeiten, Screenshots, Versionsstände; Ablage revisionssicher.
9) Schulung und Probelauf - Kassen-Trockenlauf inkl. Storno, Split, Retouren, Ausfallübungen.
10) Go-Live und Monitoring - Erstes Z, DSFinV-K-Archivierung, TSE-Status überwachen, Frühfehler fixen.
Branchenspezifische Ergänzungen:
- Einzelhandel: Retouren-/Gutscheinregeln, Inventurprozesse.
- Gastro/Hotel: Tischsplits, Bewirtungsbelege, Trinkgelder.
- Apotheke/Klinik: PZN-Scans, Datenschutzrollen, Rezeptprozesse.
Datensicherung und Fernwartung: So bleibt alles verfügbar
- Backup-Strategie 3-2-1: 3 Kopien, 2 Medientypen, 1 Offsite (z. B. verschlüsselte Cloud).
- Backup-Rhythmus: Täglich inkrementell, wöchentlich voll; regelmäßige Restore-Tests.
- TSE-Daten: Cloud-TSE wird service-seitig gesichert; Hardware-TSE regelmäßig auslesen/archivieren.
- DSFinV-K-Archiv: Monatlich exportieren und unveränderbar ablegen; Prüfsummen/Hash nutzen.
- Fernwartung: Zugriff nur nach Freigabe, mit Protokollierung, IP-Whitelist/VPN. Fernwartungspakete von MagicPOS beschleunigen Fehleranalyse und Updates.
Häufige Fallstricke aus Audits – und wie Du sie vermeidest
- Fehlende Verfahrensdokumentation: Ohne Doku wirkt alles „nicht beherrscht“. Vorlage nutzen und aktuell halten.
- Falsche Systemzeit: NTP verpflichtend, Zeitzonen prüfen; Abweichungen dokumentieren.
- Stornos/Trinkgelder ohne Regelwerk: Eindeutige Workflows definieren, Schulung durchführen.
- Belegausgabe nicht durchgängig: Drucker- oder Papierprobleme sind keine Entschuldigung – Digitale Belege als Fallback anbieten.
- DSFinV-K unvollständig: Vorab-Testexporte fahren, Prüftool verwenden.
- TSE-Ausfälle nicht dokumentiert: Störungen protokollieren, Service-Tickets sichern, Nachsignatur-Strategie umsetzen (sofern vom TSE-Anbieter vorgesehen).
- Unklare Rollen: Admin-Accounts beschränken, Mitarbeiterwechsel sauber dokumentieren.
ROI-Quick-Check: Rechnet sich die Umstellung?
So kalkulierst Du in 5 Minuten:
1) Zeitersparnis an der Kasse
- Beispiel: 10 Minuten pro Kasse/Tag gespart durch Scanner-Optimierung und schnelleren Bondruck.
- 10 Min x 2 Kassen x 250 Tage = 5.000 Minuten ≈ 83 Stunden.
- Bei 25 €/Std. Personalkosten = ca. 2.075 € p.a.
2) Weniger Fehlbuchungen/Retourschleifen - Konservativ 0,1 % vom Kassenumsatz; bei 500.000 € ≈ 500 € p.a.
3) Geringere Ausfallzeiten dank Fernwartung - 4 Stunden weniger Stillstand/Jahr x 300 € Opportunitätskosten = 1.200 € p.a.
4) Prüfungs- und Beratungskosten - Saubere DSFinV-K-Exporte/Verfahrensdoku: geschätzt 300–800 € p.a. weniger externe Aufwände.
5) Summe und Amortisation - In diesem Beispiel: 4.000 €+ Nutzen/Jahr. Investitionskosten (Software, TSE, Hardware) gegenrechnen – oft < 18 Monate Amortisation.
Hinweis: Das sind Beispielwerte – Deine tatsächlichen Effekte hängen von Standort, Team und Frequenz ab.
Migration ohne Reibungsverluste: Szenarien aus der Praxis
- Parallelbetrieb (2–4 Wochen)
- Alt- und Neusystem laufen zeitgleich. Ideal für Ketten/Filialen mit Risikominimierung.
- Weekend-Cutover
- Freitagabend Daten-Freeze, Migration, Tests; Samstag Go-Live. Gute Vorbereitung nötig.
- Greenfield
- Neuer Standort: Sofort auf fiskalkonformem Setup starten, Best Practices übernehmen.
- Datenmigration
- Artikel/Preise, Kundengruppen, Gutscheinsalden, Tisch-/Zimmerpläne. Pflicht: Dublettenbereinigung.
- TSE-Umzug/Wechsel
- Bei Hardware-TSE: Seriennummernwechsel dokumentieren, Abschluss-/Inbetriebnahmebelege ablegen.
- Bei Cloud-TSE: Mandanten-/Kassen-ID sauber führen, alte Instanzen schließen und archivieren.
- Schulung und Hypercare
- 1–2 Tage enges Monitoring nach Go-Live, Hotline/Remote-Support bereitstellen.
MagicPOS beschleunigt die Migration mit vorinstallierten Systemen, branchenspezifischen Templates (Einzelhandel, Gastro/Hotel, Apotheke), Checklisten und Fernwartungspaketen.
Finanzierung und schneller Go-Live mit MagicPOS
- Kauf auf Rechnung
- Liquiditätsschonend, klare Abrechnung, ideal bei Investitionszuschüssen.
- Ratenzahlung
- Planbare monatliche Kosten, Hardware/Software/TSE als Bundle möglich.
- Schneller Versand
- Vorkonfigurierte Bundles inkl. GastroSoft/PosSoft, TSE-Schnittstelle und getesteter Peripherie verkürzen die Liefer- und Aufbauzeit.
- Fachberatung und Remote-Onboarding
- Branchen-Workshops (z. B. Tischsplit, Bewirtungsbelege, PZN-Scans), gemeinsame DSFinV-K-Testexports, Audit-Precheck.
- Laufender Service
- Fernwartung, Updates, Ersatzgeräte-Optionen – damit Du bei Kassen-Nachschau und Stoßzeiten souverän bleibst.
Fazit für Dich: Richte Deine Kasse 2025 so ein, dass sie nicht nur regelkonform ist, sondern Deinen Alltag messbar erleichtert. Mit GastroSoft bzw. PosSoft, integrierter TSE, passender Hardware und den Services von MagicPOS bekommst Du ein Setup, das Prüfungen besteht, Prozesse beschleunigt und sich schnell rechnet.