Fiskalkonformität 2025: Dein Praxis-Guide für Handel, Gastro/Hotellerie & Medizin

Ob Einzelhandel, Gastro/Hotellerie oder medizinische Einrichtung: Wenn du ein elektronisches Kassensystem nutzt, ist Fiskalkonformität kein Nice-to-have, sondern Pflicht. Die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) schreibt eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), Belegausgabepflicht und einen standardisierten Datenexport nach DSFinV-K vor. Kurz: Jede relevante Vorgangsbuchung muss manipulationssicher protokolliert und im Prüfungsfall strukturiert vorgelegt werden können.

2025 bleibt das Prinzip gleich: Wer sauber dokumentiert, spart Zeit, Nerven und Geld – vor allem bei unangekündigten Kassen-Nachschauen. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Kombination aus Software (z. B. GastroSoft, PosSoft), TSE und passender Hardware (Bondrucker, Barcodescanner) läuft das im Alltag elegant nebenher. In diesem Leitfaden bekommst du die Essenz und konkrete Schritte für deinen Betrieb – inklusive Checklisten, Praxisbeispielen und Tipps für einen schnellen Start mit MagicPOS.

Was KassenSichV, TSE und DSFinV-K konkret bedeuten

• KassenSichV: Regelt, wie elektronische Aufzeichnungssysteme vor Manipulation geschützt werden. Kernpunkte sind TSE-Pflicht, Belegausgabepflicht und standardisierte Datenbereitstellung.
• TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Hardware- oder Cloud-Modul, das jede Transaktion mit Zeitstempel, Signaturzähler und Prüfwert versieht. Wichtig: Nutze eine BSI-zertifizierte TSE.
• DSFinV-K: Das festgelegte Datenformat, in dem Kassendaten für die Finanzverwaltung exportiert werden. Du solltest mit wenigen Klicks einen vollständigen, strukturierten Export erstellen können (inkl. TSE-Log/TAR-Dateien).
• Belegausgabepflicht: Du musst für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg ausgeben – gedruckt oder digital. Der Beleg enthält u. a. TSE-Informationen.
• Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit: Kassendaten revisionssicher archivieren, typische Frist: 10 Jahre nach AO. Änderungen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Wichtig: Fiskalkonformität ist kein Add-on, das man „irgendwie“ dranhängt. Sie ist Teil deiner täglichen Prozesse – vom Erstbon bis zum Monatsabschluss.

Branchenfokus: Besonderheiten in Handel, Gastro/Hotellerie und Medizin

• Einzelhandel:

  • Schnelles Scannen per Barcodescanner, viele Artikel, Rabatte, Umtausch, Stornos.
  • Wichtig: Jeder Vorgang (auch Retouren, Preisänderungen, Kassensturz) wird ordnungsgemäß protokolliert.
  • Wenn mehrere Kassen/Filialen: Zentrale DSFinV-K-Exporte koordinieren und konsistent archivieren.

• Gastronomie/Hotellerie:

  • Tischwechsel, Splitting von Rechnungen, Stornos, Trinkgelder, Bewirtungen – alles TSE-relevant.
  • Mobile Bestellungen (Handhelds) müssen verlässlich mit der TSE kommunizieren, auch bei schwankendem WLAN.
  • Hotel: Trenne klar zwischen Gastrechnung, Restaurantumsätzen und ggf. externen Services – die Kasse muss das sauber abbilden.

• Apotheken und Krankenhäuser/medizinische Einrichtungen:

  • Bar-/Kartenzahlungen am HV-Tisch, Zuzahlungen, OTC-Verkauf – TSE-pflichtige Vorgänge.
  • Datenschutz: Nur erforderliche personenbezogene Infos auf dem Beleg; DSFinV-K enthält Transaktionsdaten, keine medizinischen Details.
  • Unterschiedliche Steuersätze/Preisregeln sicher und nachvollziehbar abbilden.

Die Faustregel: Alles, was Umsätze beeinflusst, braucht eine saubere, TSE-signierte Spur.

TSE nahtlos integrieren – Schritt für Schritt

1) TSE-Variante wählen

• Hardware-TSE (z. B. USB/SD): Lokal, robust, ideal für Einzelplätze oder Standorte mit schwacher Internetanbindung.
• Cloud-TSE: Flexibel skalierbar, perfekt für mehrere Kassen/Filialen und mobile Geräte.
• Prüfe BSI-Zertifizierung, Laufzeit/Signaturkontingent und Kompatibilität mit deiner Software.

2) Software aktualisieren

• Nutze aktuelle Versionen von GastroSoft oder PosSoft mit TSE- und DSFinV-K-Support.
• Aktiviere TSE-Funktionen in den Einstellungen; beachte Herstellerhinweise.

3) TSE anbinden und konfigurieren

• Hardware-TSE einstecken / Cloud-TSE verbinden, Zertifikate/Access-Keys hinterlegen.
• Zeitsynchronisation sicherstellen (Systemzeit, NTP).
• Unternehmens- und Standortdaten eintragen (korrekte Steuernummer, Adressen).

4) Beleglayout prüfen

• Pflichtangaben einschließen: TSE-Seriennummer, Signaturzähler, Transaktionsnummer, Zeitpunkt.
• QR-/Code-Elemente testweise scannen (falls genutzt), Lesbarkeit am Bondrucker prüfen.

5) Testlauf durchführen

• Startbeleg/Initialisierung auslösen (sofern vorgesehen).
• Testumsätze, Stornos, Trinkgelder, Retouren durchführen.
• Z-Abschluss erstellen, DSFinV-K-Export generieren und die Vollständigkeit checken.

6) Export- und Backup-Routinen einrichten

• DSFinV-K-Export regelmäßig (z. B. monatlich) automatisch erzeugen.
• TSE-Log/TAR-Dateien zusammen mit deinem Export archivieren.
• Redundante Backups (lokal + Cloud) und Zugriffsrechte definieren.

7) Team schulen

• Kurzanleitung für Kassenabläufe, Storno-Regeln, Kassensturz, Belegpflicht.
• Verantwortliche für Nachschau/Prüfungen benennen.

Mit dieser Reihenfolge vermeidest du Stress bei der Inbetriebnahme – und bist audit-ready.

Praxis: Szenarien mit GastroSoft, PosSoft und passender Hardware

• Gastronomie mit GastroSoft:

  • Szenario: Ein Tisch wird von 4 auf 2 Rechnungen gesplittet, ein Gericht wird storniert, Trinkgeld kommt hinzu.
  • Ablauf: Bestellung am Handheld -> Küche/Bar -> Rechnungssplitting am POS -> Storno mit Begründung -> Zahlung mit Trinkgeld.
  • Fiskal: Jeder Schritt erzeugt TSE-signierte Events; der Beleg zeigt die TSE-Infos. Der Tagesabschluss (Z-Bericht) und DSFinV-K-Export spiegeln Splits/Trinkgelder korrekt wider.
  • Hardware: Zuverlässiger Bondrucker in der Theke (schneller Thermodruck), optional Küchenbon-Drucker. Stabile WLAN-Infrastruktur für mobile Devices.

• Einzelhandel mit PosSoft:

  • Szenario: Scannerverkauf mit Rabatt, danach Retourenabwicklung.
  • Ablauf: Artikel mit Barcodescanner erfassen -> Rabattposition -> Kartenzahlung -> später Retourenbon scannen, Rücknahme verbuchen.
  • Fiskal: Rabatt und Retoure als eigene, TSE-signierte Vorgänge; DSFinV-K zeigt Umbuchungen nachvollziehbar.
  • Hardware: 2D-Barcodescanner (auch für QR-Codes auf Gutscheinen), Bondrucker mit klarer Schrift und logischer Bonlänge, Kassenlade mit Protokoll für Öffnungen außerhalb von Zahlvorgängen.

• Apotheke/Krankenhauskasse:

  • Szenario: OTC-Verkauf plus Zuzahlung; patientenbezogene Daten nur wo nötig.
  • Ablauf: Artikel erfassen -> ggf. Zuzahlung -> Kartenzahlung -> datenschutzkonformer Beleg.
  • Fiskal: TSE sichert jeden Vorgang; sensible Daten werden nicht unnötig auf Bons/Exports gepackt.
  • Hardware: Leiser Bondrucker am HV, Scanner mit Desinfektionsbeständigkeit, optional Standfuß für freihändiges Scannen.

Pro Tipp: Achte auf Gerätetreiber und Drucker-Spooler-Einstellungen. Ein falsch konfigurierter Drucker ist einer der häufigsten Gründe für „fehlende“ TSE-Infos auf dem Beleg.

Checkliste: Systemauswahl, rechtssicherer Export, revisionssichere Doku

Systemauswahl

• Branchensoftware: Passt GastroSoft/PosSoft zu deinen Workflows (Tischlogik, Splitting, Retouren, Gutscheinhandling, Mehrfilialfähigkeit)?
• TSE-Typ: Hardware vs. Cloud – Anzahl Kassen, Mobilgeräte, Internetqualität beachten.
• Kompatibilität: Bondrucker, Barcodescanner, Kassenlade, EC-Terminal – Treiber/SDKs verfügbar?
• Skalierung: Weitere Kassen/Filialen später einfach anbinden?
• Support: Fernwartung, SLA, Updates, Schulungsmaterial.

Rechtssicherer Export

• DSFinV-K-Export mit Zeitfilter, Kassen-/Filialauswahl, Vollständigkeitsprüfung.
• TSE-Log/TAR-Dateien gemeinsam mit Export ablegen.
• Exportformat als ZIP mit klarer Ordnerstruktur; Prüftools nutzen, um Fehler früh zu sehen.
• Zuständigkeiten und Frequenz definieren (z. B. monatlich, zusätzlich anlassbezogen).

Revisionssichere Dokumentation

• Verfahrensdokumentation: Systemumgebung, Versionen, TSE-Typ, Prozesse (z. B. Storno-Regeln), Verantwortlichkeiten.
• Änderungsmanagement: Updates, TSE-Wechsel, Parameteränderungen protokollieren.
• Tagesabschlüsse (Z-Berichte) und Kassensturz dokumentieren; Differenzen begründen.
• Aufbewahrung: Mindestens 10 Jahre, mit redundanten Backups und klaren Zugriffsrechten.
• Nachschau-Ready: „Notfallmappe“ mit Kurzanleitung für Prüferzugang, Exportpfad, Ansprechpartner.

Schnelle Inbetriebnahme: vom Paket zum ersten fiskalen Bon

• Vorab-Check: Stammdaten (Steuernummer, Adresse, Steuersätze), Kassenplätze, Netzwerk, Druckerstandorte.
• Plug & Play: Hardware anschließen, Bondrucker kalibrieren, Scanner-Trigger testen (1D/2D).
• Software-Setup: GastroSoft/PosSoft installieren/aktualisieren, Lizenz aktivieren, TSE verbinden.
• Beleglayout: Pflichtangaben prüfen; Lesbarkeit (Schriftgröße, Kontrast, Logo).
• Testrunde: Testtransaktionen, Storno, Retoure, Trinkgeld; Z-Bericht und DSFinV-K-Export kontrollieren.
• Go-Live: Team kurz schulen, Ansprechpartner benennen, Backup-Plan starten.

Mit Fernwartungspaketen sparst du Anfahrt und Wartezeiten: Ein Techniker schaltet sich zu, prüft TSE-Status, Logfiles, Export und passt Layouts an – oft in unter einer Stunde.

Finanzierung, Service und Betriebskosten im Griff

• Kauf auf Rechnung: Liquidität schonen, sofort einsatzbereit.
• Ratenzahlung: Planbare monatliche Kosten, ideal für Filial-Rollouts oder Geräteaustausch.
• Servicepakete: Remote-Wartung, priorisierte Reaktionszeiten, Austauschgeräte, jährlicher Fiskalcheck.
• Lebensdauer & TCO: Thermorollenqualität, Reinigungszyklen für Scanner, Ersatzteile – kleine Details, große Wirkung auf die Gesamtkosten.

Tipp: Plane die TSE-Laufzeit und das Signaturkontingent mit ein (z. B. bei stark frequentierten Standorten). Rechtzeitig erneuern oder skalieren, damit es im Peak nicht hakt.

Warum MagicPOS: schnell, fair, branchenspezifisch

MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH ist seit 2016 auf fiskalkonforme Kassenlösungen spezialisiert (seit 2021 als GmbH, Hauptsitz am Bodensee). Für dich heißt das: praxistaugliche Bundles mit GastroSoft und PosSoft, BSI-zertifizierte TSE (Cloud oder Hardware), geprüfte Bondrucker und Barcodescanner – alles aus einer Hand.

Was du davon hast:

• Wettbewerbsfähige Preise: Transparente Angebote, die zu deinem Budget passen.
• Express-Versand: Schnell lieferbar, damit dein Projekt zügig live geht.
• Exzellenter Kundenservice: Fachberatung, Schulung und Fernwartungspakete, die dich wirklich entlasten.
• Branchen-Fit: Ob Handel, Gastro/Hotel oder medizinische Einrichtung – wir richten Workflows, Steuersätze und Belege auf deinen Betrieb aus.
• Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – du entscheidest.

Mit der richtigen Vorbereitung, klaren Checklisten und einem Partner, der die Branchendetails kennt, ist Fiskalkonformität kein Stolperstein, sondern ein Wettbewerbsvorteil. Wenn du willst, setzen wir dein Projekt gemeinsam effizient um – vom ersten Beratungsgespräch bis zum revisionssicheren Betrieb.