Fiskalkonformität 2025 leicht gemacht – branchengerechte Kassen mit MagicPOS, GastroSoft und PosSoft

Fiskalkonformität heißt: Deine Kasse erfüllt alle rechtlichen Anforderungen und hält einer Kassennachschau stand. In Deutschland sind das vor allem:

• TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Sie protokolliert jeden relevanten Vorgang manipulationssicher. Es gibt Hardware-TSE (z. B. USB/SD) und Cloud-TSE.
• KassenSichV (Kassensicherungsverordnung): Regelt u. a. TSE-Pflicht, Belegausgabepflicht und Anforderungen an die Kasse.
• DSFinV-K: Das standardisierte Exportformat für Betriebsprüfung/Kassennachschau. Deine Kasse muss auf Knopfdruck exportieren können.
• GoBD: Regeln für ordnungsgemäße, vollständige, unveränderbare Aufzeichnungen und die Aufbewahrung (in der Regel 10 Jahre).

Worauf es 2025 praktisch ankommt:

• Lückenlose, unveränderbare Aufzeichnung aller relevanten Vorgänge über die TSE.
• Jeder Kassenbeleg muss die vorgeschriebenen Inhalte enthalten (inkl. TSE-Merkmale).
• Belege ausgeben (Papier oder – mit Zustimmung des Kunden – digital).
• Daten jederzeit strukturiert als DSFinV-K exportierbar bereitstellen.
• Prozesse GoBD-konform dokumentieren (Verfahrensdokumentation) und revisionssicher archivieren.

Mit einem fiskalkonformen System und klaren Abläufen schützt Du Dich vor Stress bei Prüfungen, vermeidest Bußgelder und sparst im Tagesgeschäft Zeit.

Branchenanforderungen im Überblick: Handel, Gastro, Hotellerie, Apotheken

Jede Branche tickt etwas anders. Entscheidend ist, dass Software und Hardware zur Arbeitsrealität passen – und die Fiskalregeln im Hintergrund zuverlässig laufen.

• Einzelhandel und Filialbetrieb

  • Zentrale Artikel- und Preisverwaltung, Filialpreise/Promos, Inventur-Tools.
  • Schnelles Scannen (Barcodescanner), zuverlässiger Bondrucker, ggf. Kundendisplay.
  • Filialfähig mit Standort-Reporting und DSFinV-K-Export je Kasse/Filiale.
  • Gutscheine, Retouren, Stornos mit sauberem, manipulationssicherem Prozess.

• Gastronomie (Tischbetrieb, To-go, Lieferungen)

  • Tisch-, Raum- und Platzverwaltung, Splitting, Umbuchen, Gangfolgen.
  • Kassenbons plus Produktionsbons (Küche/Bar) mit robusten Bondruckern.
  • Kellner-Login, Rechte, Trinkgeld-Handling, Zeit- und Schichtberichte.
  • Mobile Order/Pay-Workflows – TSE-Events müssen lückenlos mitlaufen.

• Hotellerie (Rezeption)

  • Integration zu PMS/Hotelsoftware, City-Tax, Rechnungslegung (Debitoren).
  • Sammelrechnungen, Firmenraten, Bewirtungsbeleg, Zahlungsarten-Mix.
  • Saubere Trennung von Logis/Restaurant (Steuersätze) bei gemischten Leistungen.
  • Nachtabschluss/Schichtabschluss mit GoBD-konformen Protokollen.

• Apotheken und medizinische Einrichtungen

  • Rezept- und Kassenabrechnung, Sonderkennzeichen, reduzierte/erhöhte Steuersätze.
  • PZN-Handling, Schnittstellen zur Warenwirtschaft/Abrechnungsdienstleistern.
  • Sichere Prozesse für Stornos/Korrekturen, Nachweise jederzeit exportierbar.
  • Hohe Verfügbarkeit, schnelle Bondrucke und revisionssichere Archivierung.

Tipp: Definiere zuerst Deine Pflichtprozesse (z. B. Tischwechsel, Rezeptabrechnung, Filialabschluss). Die passende Lösung bildet diese Prozesse nativ ab – fiskalkonform und ohne Workarounds.

Die richtige Software wählen: GastroSoft und PosSoft im Einsatz

Gute Software nimmt Dir Fiskalthemen ab, ohne Dich auszubremsen.

• GastroSoft: Ideal für Gastronomie und Hotellerie

  • Starke Tisch- und Kursverwaltung, Küchen-/Bar-Bondruck, mobile Workflows.
  • TSE-Integration, DSFinV-K-Export, GoBD-konforme Berichte.
  • Erweiterbar mit Modulen wie Zeit-/Ressourcenmanagement und Reservierungen.

• PosSoft: Stark im Einzelhandel und Filialgeschäft

  • Zentrale Artikel-/Preisverwaltung, Inventur, Gutscheine, Filialreports.
  • TSE-Integration, DSFinV-K-Export, Benutzer- und Rechteverwaltung.
  • Flexible Payment-Anbindung und moderne Scanner-/Druckeransteuerung.

Beide Lösungen lassen sich mit einer TSE kombinieren (Hardware oder Cloud) und erfüllen die Kernanforderungen der KassenSichV. Bei der Auswahl zählt: Passt der Workflow zu Deiner Branche? Gibt es die nötigen Schnittstellen? Ist der DSFinV-K-Export leicht auffindbar und dokumentiert?

Bei MagicPOS erhältst Du GastroSoft und PosSoft inklusive fachkundiger Beratung, damit Funktionen, Lizenzen und Module exakt zu Deinem Setup passen.

Hardware, die läuft: TSE, Bondrucker, Barcodescanner und Co.

Die beste Software nützt wenig ohne zuverlässige Hardware:

• TSE: Hardware-TSE (USB/SD) oder Cloud-TSE. Wähle nach Betriebsmodell, Ausfallsicherheit und IT-Setup. Cloud-TSE ist oft bequem im Filialverbund, Hardware-TSE punktet mit lokaler Unabhängigkeit.
• Bondrucker: Thermodirektdrucker mit hoher Druckgeschwindigkeit und stabiler Schnittstelle (USB/LAN/WLAN). In der Gastro ideal mit Spritzschutz/Küchenausstattung.
• Barcodescanner: Stationär an der Kasse oder mobil als Handscanner/MDE. Achte auf 1D/2D-Codes, Ergonomie und Dauerbetrieb.
• Kassenlade & Kundendisplay: Für zügige Barzahlung und transparente Preisanzeige.
• Kassen-PC/Tablet/All-in-One: Leistung für Spitzenzeiten, robuste Gehäuse, genügend Ports.
• Netzwerk: Stabiles LAN/WLAN für Bondrucker, mobile Geräte und ggf. Cloud-TSE.

MagicPOS liefert passende Komponenten wie Bondrucker und Barcodescanner und sorgt dafür, dass alles getestet und aufeinander abgestimmt bei Dir ankommt – schnell und einsatzbereit.

Schritt für Schritt: Rollout, Fernwartung und Datenarchivierung

So bekommst Du Dein System reibungslos in die Praxis:

1) Analyse & Planung

• Prozesse aufnehmen (z. B. Tischwechsel, Rezeptabrechnung, Filial-Abschluss).
• Pflichtanforderungen definieren (Belegausgabe, Zahlarten, Schnittstellen).
• TSE-Art wählen (Hardware vs. Cloud), Gerätebedarf klären, Zeitplan erstellen.

2) Software- und Hardware-Konfiguration

• Kassenprofile, Steuersätze, Artikel/Rezepte anlegen.
• Benutzer, Rechte, Kellnerschlüssel/Personalnummern hinterlegen.
• Bondrucker/Scanner testen, Netzwerk stabilisieren, Notfallroutinen definieren.

3) TSE-Inbetriebnahme

• TSE einbinden, initialisieren, Kasse zuordnen.
• Beleglayout mit TSE-Angaben prüfen.
• Hinweis: Meldepflichten gegenüber dem Finanzamt entsprechend den aktuellen Vorgaben beachten.

4) Testphase & Schulung

• Testverkäufe/-buchungen, Storno-/Retourenfälle, Schichtabschluss simulieren.
• DSFinV-K-Testexport durchführen, Belegprüfung.
• Team schulen (Kurzleitfäden, typische Fehlerbilder, Kassennachschau-Check).

5) Go-Live

• Parallelbetrieb zum alten System (falls möglich) für 1–3 Tage.
• Live-Support einplanen (Telefon/Remote), schnelle Anpassungen vornehmen.

6) Fernwartung & laufender Service

• Remote-Zugriff DSGVO-konform einrichten (Zwei-Faktor, Protokollierung).
• Updates einplanen (Software, TSE-Firmware/Cloud).
• Monitoring: Druckerstatus, TSE-Logs, Speicherstände, Backups.

7) Datenarchivierung & Nachweise

• Belege und Journal-Daten revisionssicher aufbewahren (inkl. TSE-Daten).
• DSFinV-K-Exporte regelmäßig testweise ziehen und sicher ablegen.
• Aufbewahrungsfristen (typisch 10 Jahre) beachten; klare Verfahrensdokumentation pflegen.

Mit den Fernwartungspaketen von MagicPOS holst Du dir schnelle Hilfe ins Haus – von der Kassenkonfiguration bis zur Fehleranalyse, ohne auf einen Vor-Ort-Termin warten zu müssen.

Kostenplanung, die realistisch ist – inklusive Kauf auf Rechnung und Ratenzahlung

Die Gesamtkosten hängen von Deinem Setup ab. Plane in diesen Bausteinen:

• Software

  • Lizenzen (Basis + Module), ggf. monatliche Wartung/Updates.
  • Gastronomie: Tischverwaltung, Küchendruck, mobile Bestell-Apps.
  • Handel: Filialverwaltung, Inventur, Gutschein-/Kundenkartenmodule.

• Hardware

  • Kassen-Terminal/PC/Tablet, Bondrucker, Scanner, Kassenlade, Kundendisplay.
  • Netzwerktechnik, ggf. Ersatzgerät für Spitzenzeiten/Notfälle.

• Fiskal- und Compliance-Komponenten

  • TSE (Hardware oder Cloud), Laufzeit/Verlängerungskosten.
  • Archivierungsspeicher, Backup-Strategie, Dokumentation.

• Service & Betrieb

  • Einrichtung, Schulung, Fernwartung/Supportpakete.
  • Pflege/Updates, ggf. SLA für schnelle Reaktionszeiten.

• Zahlungsmodelle

  • Kauf auf Rechnung: maximale Transparenz, klare Investition.
  • Ratenzahlung: schont Liquidität, besonders bei Filial-Rollouts oder Hardware-Updates.

MagicPOS bietet Dir wettbewerbsfähige Preise und flexible Finanzierung inkl. Kauf auf Rechnung und Ratenzahlung – transparent, planbar und branchengerecht.

Checkliste: In 10 Minuten zur Systementscheidung

Gehe die Punkte durch und hake ab, was zu Dir passt:

• Branche und Kernprozesse klar definiert (Tischbetrieb, Filialmanagement, Rezeptabrechnung).
• Software passend ausgewählt: GastroSoft (Gastro/Hotel) oder PosSoft (Handel/Filiale).
• TSE-Variante gewählt: Hardware-TSE oder Cloud-TSE – passend zu Infrastruktur und Filialanzahl.
• Hardware gesichert: Bondrucker, Barcodescanner, Kassenlade, Kundendisplay, Terminal/Tablet.
• Belegausgabe geklärt: Papier und/oder digital; Layout mit TSE-Angaben geprüft.
• DSFinV-K-Export getestet; Verantwortliche wissen, wo der Export zu finden ist.
• Benutzer- und Rechtekonzept eingerichtet; Schulungstermine geplant.
• GoBD-Verfahrensdokumentation begonnen; Archivierungs- und Backup-Plan festgelegt.
• Fernwartung/Support geregelt; Reaktionszeiten und Update-Plan stehen.
• Budget und Finanzierung festzurrt: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung.

Wenn Du hier überall ein Häkchen setzen kannst, bist Du „rollout-ready“.

Turbo-Tipps: schneller Versand, Fachberatung und weniger Ausfallzeit

• Setz auf vorkonfigurierte Bundles: Software vorinstalliert, Drucker/Scanner getestet – spart Stunden vor Ort.
• Prüfe Lagerverfügbarkeit: Ein Anbieter mit eigenem Lager kann oft innerhalb weniger Tage liefern.
• Plane die Lieferfenster: Rollouts am Wochenanfang vermeiden Engpässe vor dem Wochenende.
• Nutze Fachberatung: Ein kurzes Vorgespräch klärt 80% der Fragen (Steuersätze, Beleglayout, Export).
• Halte ein Mini-Notfallkit bereit: Ersatzdruckerrolle, Zweitnetzteil, Testbelege, Anleitungen, Support-Kontakte.
• Dokumentiere Standardprozesse: Schichtabschluss, Storno, DSFinV-K-Export – als 1-Seiten-Kurzanleitung an jeder Kasse.
• Vereinbare Fernwartungszugang vor dem Go-Live: Dann ist Hilfe im Ernstfall buchstäblich einen Klick entfernt.

MagicPOS kombiniert schnellen Versand, exzellenten Kundenservice und praxisnahe Fachberatung – inklusive Fernwartungspaketen, die Dich im Tagesgeschäft wirklich entlasten. So bleibt Deine Kasse fiskalkonform, performant und jederzeit prüfungsfest.