- KassenSichV: Die Kassensicherungsverordnung regelt in Deutschland, wie elektronische Aufzeichnungssysteme (Kassen) vor Manipulation geschützt werden. Kernpunkte sind die Belegausgabepflicht, die Nutzung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und die Pflicht, Kassendaten standardisiert vorzuhalten.
- TSE: Die Technische Sicherheitseinrichtung protokolliert jede relevante Transaktion deiner Kasse manipulationssicher. Es gibt Hardware-TSE (z. B. USB/Terminal) und Cloud-TSE. Wichtig: Eine gültige Zertifizierung und regelmäßige Signaturen zu jeder Transaktion.
- DSFinV-K: Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme beschreibt, in welchem Format du Kassendaten exportieren musst. Im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung muss dieser Export auf Knopfdruck lieferbar sein.
Kurz gesagt: Die KassenSichV verlangt, dass deine Kasse über eine TSE abgesichert ist, du jedem Kunden einen Beleg anbietest und deine Kassendaten in DSFinV-K exportierbar sind – jederzeit prüfbar, unveränderbar, vollständig.
Hinweis: Dieser Leitfaden ist praxisorientiert und ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfe branchenspezifische Details bei deinem Steuerbüro oder der Finanzverwaltung.
Was gilt 2025 – und wie bleibst du 2026 sicher?
- TSE Pflicht: 2025 müssen alle elektronischen Kassen mit einer zertifizierten TSE betrieben werden. Checke Laufzeiten/Zertifikat deiner TSE und plane rechtzeitig Ersatz oder Verlängerung bis 2026.
- Belegausgabepflicht: Du musst einen Beleg anbieten (Papier oder, wo zulässig, digital). Die gesetzlich geforderten TSE-Angaben müssen enthalten sein.
- DSFinV-K Export: Dein System muss jederzeit einen vollständigen DSFinV-K-Export liefern (inkl. TSE-Protokollen, Journalen, Stammdaten).
- GoBD-Konformität: Neben der KassenSichV gelten die GoBD (ordnungsmäßige Buchführung in elektronischer Form). Das betrifft u. a. Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, zeitgerechte Erfassung, Verfahrensdokumentation.
- Updates & Dokumentation: Halte Software und TSE-Firmware aktuell, dokumentiere Änderungen, Defekte, TSE-Wechsel und Kassen-Updates.
- Melde- und Aufbewahrungspflichten: Beachte ggf. bestehende Meldeprozesse sowie die Aufbewahrungsfristen. Kläre Besonderheiten (z. B. ELSTER-Prozesse) mit deinem Steuerberater.
Zielbild 2026: Sichere dir eine Lösung, die langfristig updatefähig ist (TSE, Software, DSFinV-K-Versionen) – idealerweise mit Partnern, die Fernwartung, schnelle Hardware-Logistik und klare Servicepakete liefern. Genau hier setzen wir mit MagicPOS an: moderne Kassen mit TSE-Schnittstelle, GastroSoft oder PosSoft, dazu Bondrucker und Barcodescanner – alles aus einer Hand.
So betreibst du deine Kasse revisionssicher
- Verfahrensdokumentation: Beschreibe, wie bei dir Kassenvorgänge ablaufen (Erfassung, Storno, Rabatt, Trinkgeld, Tagesabschluss, Datenexport, Datensicherung, Rollen/Rechte, Filialbetrieb). Halte Versionen und Änderungen fest.
- Rechte & Rollen: Lege Nutzer an, vergib Rollen (Kassierer, Supervisor, Admin). Alles, was Rechte ändert, wird protokolliert.
- Tagesroutine: Kassensturz, Tagesabschluss (Z-Bericht), Datensicherung. Protokolle und Berichte strukturiert ablegen.
- TSE-Überwachung: Regelmäßig Status prüfen (Signaturzähler, Zertifikatslaufzeit, Fehlermeldungen). Bei Defekten: Notfallprozess dokumentiert bereithalten.
- Stornos & Rabatte: Eindeutige Prozesse, keine „schwarzen Kassen“-Funktionen. Jeder Sonderfall (Storno, Retouren, Kundengutschrift) muss nachvollziehbar dokumentiert sein.
- DSFinV-K-Tests: Monatlich oder quartalsweise einen Testexport machen und prüfen, ob Daten vollständig sind.
- Hardware-Fit: Bondrucker korrekt konfiguriert (Belege mit TSE-Angaben), Barcodescanner sauber gemappt, Kassenlade/Kundendisplay angebunden.
- Schulung: Neue Mitarbeitende in 30–60 Minuten einschulen, Kurzleitfäden bereithalten (z. B. „Kassen-Nachschau: 5 Schritte“).
Mit GastroSoft (für Gastronomie/Hotellerie) und PosSoft (für Handel, Apotheken) bist du hier auf der sicheren Seite: Beide Systeme unterstützen TSE, DSFinV-K und revisionssichere Workflows. Über MagicPOS bekommst du die passende TSE-Schnittstelle sowie die geprüfte Hardware dazu.
Checkliste für den Einzelhandel
- Kasse/Software: PosSoft mit TSE-Schnittstelle, aktuelle Version.
- Warengruppen/Artikel: Eindeutige Steuersätze, Artikelnummern, EAN-Barcodes; Einheiten (Stück, Gewicht) sauber definiert.
- Scanner/Etiketten: Barcodescanner getestet; Etikettendruck und Preisänderungen protokolliert.
- Rabatte/Retouren: Standardprozesse für Retouren, Umtausch und Preisreduzierungen; wer darf was?
- DSFinV-K & Journal: Exportfunktion getestet; Journale aufbewahren.
- Belege: Pflichtangaben aktiv; Bondrucker auf zuverlässigen, gut lesbaren Druck eingestellt (Papierqualität!).
- Kassenabschluss: Tägliche Z-Berichte, Kassensturz dokumentiert; Kassenbuch geführt.
- Filialbetrieb: Kassen-IDs je Standort, einheitliche Stammdatenpflege, zentraler Export möglich.
- Inventur: Schnittstelle zur Inventurerfassung und Protokoll der Bestandskorrekturen.
Checkliste für Gastronomie & Hotellerie
- Kasse/Software: GastroSoft mit TSE, Tischverwaltung, Splitten/Transfer von Positionen.
- Tisch- & Zimmerbuchungen: Prozesse für offene Tische, Zwischenrechnung, Umbuchungen auf Zimmer, spätere Abrechnung.
- Leistungen & Steuersätze: Speisen/Take-away, Getränke, Frühstück/Arrangement – Steuersätze korrekt hinterlegt.
- Bedienerwechsel: Rollen, Kellnerschlüssel, Schichtwechsel mit Kassenübergabe dokumentieren.
- Stornos/Trinkgeld: Digitale Erfassung von Trinkgeldern; Storno-Workflows (z. B. Küchen-Fehldruck) dokumentiert.
- Bondrucker & Küchenbons: Druckrouten (Theke/Küche), Ausfallkonzepte (Notfallbons) definiert.
- DSFinV-K & Journal: Export-Check; TSE-Transaktionslogik bei Tisch-Splitting prüfen.
- Hotellerie: City-/Kurtaxe, Paketleistungen, Gast-Folios; spätere Rechnungsaufteilung nachvollziehbar.
- Filialbetrieb/Event: Mobile Kassen für Terrasse/Veranstaltungen, schneller WLAN/Bluetooth-Druck, Offline-Szenarien.
Checkliste für Apotheken & Kliniken
- Kasse/Software: PosSoft mit TSE, Apotheken-spezifische Funktionen (Rezeptabrechnung, Rezeptur/Defektur).
- Prozesse: Rx/OTC-Trennung, Rezepturprozesse mit Chargen/Herstellungsprotokollen, Retax-Szenarien dokumentieren.
- Barcodes & ID: PZN-Scans, Seriennummern (Fälschungsschutzsysteme), Sonderkennzeichen konsistent erfasst.
- Zuzahlungen & Rabatte: Gesetzliche Zuzahlungen, Rabattverträge und Nachlässen korrekt im Kassenablauf abbilden.
- Belege: Patientendaten/Datenschutz beachten; Pflichtangaben vollständig.
- DSFinV-K: Exporttest, Schnittstellen zu Warenwirtschaft/Abrechnungsdienstleistern abstimmen.
- Kliniken/Apotheken-Filialen: Mehrkassenbetrieb, Kantine/Shop, unterschiedliche Steuersätze; zentraler Überblick.
- Datenschutz: Minimalprinzip, Protokollierung von Zugriffen; sichere Datenspeicherung und -übertragung.
Praxisbeispiele aus dem Alltag
- Gastronomie – Tisch splitten: Zwei Gäste teilen sich einen Tisch. In GastroSoft werden die Positionen je Person getrennt und beide Rechnungen einzeln abgeschlossen. Beide Belege werden TSE-signiert, die Tischhistorie bleibt nachvollziehbar. Ergebnis: verständliche Belege, saubere DSFinV-K-Daten.
- Hotellerie – Umbuchung aufs Zimmer: Restaurantkonsum wird auf Zimmer 204 gebucht. Beim Check-out wird der Gesamtbeleg erstellt. TSE protokolliert jede Teiltransaktion (Buchung, Umbuchung, Zahlung). Du kannst bei einer Prüfung zeigen, wie und wann umgebucht wurde.
- Einzelhandel – Retouren mit Barcodescan: Kunde bringt Ware zurück. Du scannst den Belegbarcode, PosSoft zieht die ursprüngliche Transaktion, prüft Artikel/Preis und erstellt eine klare Retoure mit TSE-Signatur. Transparent und revisionssicher.
- Apotheke – Rezepturverkauf: Rezeptur wird mit Chargen, Herstellernachweis und Preisbildung erfasst. Der Verkaufsvorgang erzeugt einen Beleg mit allen relevanten Angaben; DSFinV-K enthält die Transaktionskette. Bei Retax-Anfragen bleibt der Ablauf dokumentiert.
Datenexport, DSFinV-K und Kassen-Nachschau: so bleibst du gelassen
- DSFinV-K-Export on demand: Übe den Export regelmäßig. Lege einen aktuellen Export lokal und sicher in der Cloud ab.
- Kassen-Nachschau-Mappe: Kurzleitfaden, Verantwortliche/r, Zugangsdaten (nur bereitstellen, nicht öffentlich!), TSE-Statusreport, letzte Z-Berichte, Verfahrensdokumentation, Kontakt zu MagicPOS/Steuerbüro.
- Live-Demo statt Panik: Bei unangekündigter Kassen-Nachschau bleibst du ruhig, zeigst den Exportprozess und die Belege mit TSE-Angaben. Keine Daten nachträglich verändern!
- Prüfnahe Auswertungen: Stornos, Rabatte, Schichtwechsel – halte Auswertungen bereit. Zeigt Professionalität und verkürzt die Prüfung.
- Backup & Integrität: Automatische Sicherungen, kryptografisch unveränderte Archivierung, klare Ordnerstruktur (Jahr/Monat/Tag).
- Datenschutz: Nur die angeforderten Daten herausgeben; sensible Personendaten (z. B. in Apotheken) nach geltenden Regeln schützen.
Remote-Setup, Fernwartung und schnelle Einführung mit MagicPOS
- Remote-Onboarding: Wir richten GastroSoft oder PosSoft per Fernwartung ein, koppeln deine TSE (Hardware oder Cloud) und konfigurieren Bondrucker, Barcodescanner sowie Kassenlade/Kundendisplay.
- Datenübernahme & Stammdaten: Import von Artikeln, Warengruppen, Steuersätzen, Tischen/Zimmern oder Apotheken-spezifischen Stammdaten. Prüfroutinen erkennen Inkonsistenzen (z. B. falsche Steuersätze).
- DSFinV-K-Probelauf: Wir erstellen gemeinsam einen Testexport und simulieren den Ablauf einer Kassen-Nachschau – inklusive TSE-Statuscheck.
- Schulung im Betrieb: Kurzschulungen für dein Team (Storno, Splitten, Retouren, Tagesabschluss, Export). Auf Wunsch mit Screencasts und Checklisten.
- Service & Fernwartungspakete: Im Alltag helfen wir schnell per Remote-Support – von der Fehlermeldung bis zum Druckerwechsel. So bleibt dein Betrieb ohne lange Ausfallzeiten arbeitsfähig.
- Hardware-Logistik: Bondrucker und Scanner kommen vorkonfiguriert. Schneller Versand sorgt dafür, dass du in wenigen Tagen startklar bist.
- Filialbetrieb: Zentrale Konfiguration für mehrere Standorte, konsistente Stammdaten und standortbezogene Kassen-IDs. Einheitliche DSFinV-K-Exporte – Standort für Standort oder zentral gesammelt.
Zusätzlich profitierst du von wettbewerbsfähigen Paketpreisen (Software + TSE + Drucker + Scanner), flexiblem Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung und einem Supportteam, das dein Branchenumfeld kennt. Genau das macht MagicPOS für Einzelhandel, Gastronomie, Hotellerie und Apotheken/Kliniken so attraktiv – schnell einsatzbereit, rechtssicher aufgestellt und mitwachsbar in 2026 und darüber hinaus.