- KassenSichV (Kassensicherungsverordnung): Seit 2020 müssen elektronische Kassensysteme in Deutschland mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein. Außerdem gilt Belegausgabepflicht und es kann jederzeit eine Kassen-Nachschau kommen. Ziel: Manipulationen verhindern und Transaktionen lückenlos dokumentieren.
- TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Die TSE signiert jeden relevanten Vorgang (z. B. Verkauf, Storno, Trainingsbuchung) kryptografisch und legt ihn unveränderbar ab. Es gibt Hardware-TSE (z. B. USB/SD) und Cloud-TSE. Wichtig: BSI-zertifizierte TSE verwenden und Laufzeiten/Wechsel rechtzeitig planen.
- DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme): Standardisiertes Exportformat, das Prüfer:innen bei einer Kassen-Nachschau/Prüfung anfordern. Deine Kasse muss jederzeit einen vollständigen, konsistenten Export liefern können.
- Aufbewahrung und Prozesse: Kassendaten und Belege nach GoBD revisionssicher aufbewahren (typischerweise 10 Jahre). Stelle sicher, dass Tagesabschlüsse (Z-Berichte), Stornos, Trinkgelder, Gutscheine & Co. sauber abgebildet und im Zweifel nachweisbar sind.
Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung. Kläre Einzelfragen mit Steuerberatung/Wirtschaftsprüfung – wir sorgen für die passende, fiskalkonforme Technik.
So arbeitet ein integriertes MagicPOS TSE-Kassensystem im Alltag
Mit MagicPOS bekommst Du ein durchgängiges Set-up aus Kassensoftware (GastroSoft für Gastronomie, PosSoft für Handel/weitere Branchen), TSE-Anbindung und passender Hardware wie Bondrucker und Barcodescanner.
- Typische Workflows abbilden: Vom Scannen der Ware an der Kasse (Barcode), über Tischauswahl und Gangfolge in der Gastronomie bis zur Zimmerbuchung an der Hotelbar – ein System, ein Bedienkonzept.
- Ausfallzeiten reduzieren: Robuste Hardware, schneller Versand bei Erweiterungen/Ersatzteilen, plus Fernwartungspakete. Viele Themen lösen wir per Remote in Minuten statt vor Ort in Stunden.
- Prüfungen erleichtern: DSFinV-K-Exporte auf Knopfdruck, nachvollziehbare Belege (inkl. TSE-Informationen auf dem Bon), klare Storno- und Korrekturprozesse. So bist Du bei Kassen-Nachschauen gelassen.
- Skalierbar und bezahlbar: Wettbewerbsfähige Preise, Finanzierung flexibel (Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung). Du bleibst liquide und behältst Kosten im Griff.
Checkliste Einzelhandel: Vom Checkout bis Retouren
Pflicht & Compliance:
- BSI-zertifizierte TSE aktiv und gültig (Laufzeit, Zertifikate im Blick)
- Belegausgabepflicht erfüllt (Papier oder digital)
- DSFinV-K-Export testweise regelmäßig prüfen
- GoBD-konforme Verfahrensdokumentation pflegen (Wer macht was, womit, wie?)
Prozesse & Workflows:
- Barcode-Scanning stabil und schnell; Artikelstammdaten gepflegt
- Preisaktionen und Rabatte sauber hinterlegt (zeitlich, artikel- oder warengruppenspezifisch)
- Retouren/Gutschriften mit TSE-konformen Gegenbuchungen
- Tagesabschluss (Z-Bericht) und Kassensturz dokumentiert
- Optional: Inventur-Workflows mit Scanner unterstützen
MagicPOS in der Praxis:
- PosSoft + Barcodescanner für zügigen Checkout
- Bondrucker mit klaren Belegen (inkl. TSE-Infos)
- Remote-Support bei Datenpflege, Exporte, Beleg-Layouts
Checkliste Gastronomie: Tisch, Bon, Split – alles fiskalsicher
Pflicht & Compliance:
- TSE erfasst alle relevanten Vorgänge (Bestellung, Storno, Trinkgeld, Rabatt)
- Bonpflicht: Gastbon/Küchenbon vs. gesetzlicher Kassenbeleg trennen und korrekt ausgeben
- Kassenbuchführung und Schicht-/Tagesabschlüsse konsistent
- DSFinV-K-Export regelmäßig testbereit
Prozesse & Workflows:
- Tisch- und Raumpläne klar, Bedienerrechte definiert
- Gangfolge/Küchen- und Thekendruck organisiert
- Rechnungen splitten, zusammenführen, auf Zimmer buchen (falls Hotelbetrieb), alles TSE-protokolliert
- Stornos/Rücknahmen mit Begründung, keine “Grauzonen”
- Trinkgelder richtig erfassen
MagicPOS in der Praxis:
- GastroSoft bildet Bestell- und Bon-Workflows ab
- Bondrucker für Küche/Bar; Ausfallszenarien (z. B. Zweitdrucker) durchdacht
- Fernwartung für Layoutanpassungen, neue Artikel, Aktionsanlagen – ohne Downtime im Service
Checkliste Hotellerie: Front-Office trifft F&B
Pflicht & Compliance:
- TSE für alle Kassenpunkte (Frühstück, Bar, Restaurant, Spa-Shop) aktiv
- Rechnungsausgabe mit vollständigen Pflichtangaben
- DSFinV-K-Export für alle Kassenmandanten/Standorte konsistent
Prozesse & Workflows:
- Posten auf Zimmer sicher und nachvollziehbar handhaben
- Schichtwechsel, Tagesabschlüsse pro Kostenstelle klar geregelt
- Gutscheine, City-Tax, Packages korrekt abrechnen
- Bei Ausfall: Notfallprozesse (manuelle Belege) und spätere Nacherfassung definiert
MagicPOS in der Praxis:
- PosSoft/GastroSoft für F&B-Punkte, Bondrucker für Service-Stationen
- Barcodescanner für Shop-Artikel oder Mini-Bar-Erfassung
- Schneller Versand bei Erweiterungen (z. B. zusätzlicher Bondrucker vor Feiertagen)
Checkliste Apotheken & Kliniken: Präzision und Nachvollziehbarkeit
Pflicht & Compliance:
- TSE erfasst Verkäufe, Stornos, Rabatte – inkl. Sonderfälle
- Belege mit klaren Positionsangaben und Pflichtinfos
- DSFinV-K-Exportsicherheit gewährleistet
Prozesse & Workflows:
- Barcode-Scanning (z. B. PZN) für schnelle, fehlerarme Erfassung
- Chargen-/MHD-Erfassung dort, wo erforderlich
- Rezept-/Sonderfälle sauber dokumentieren; Stornos begründet
- Retouren- und Quittungsprozesse für Patient:innen/Stationen klar geregelt
MagicPOS in der Praxis:
- PosSoft + Barcodescanner für präzise Erfassung
- Bondrucker für gut lesbare, prüfungssichere Belege
- Fachberatung zu Prozessdesign, damit Prüfungen reibungslos laufen
Migrationsfahrplan: Von Alt- zur TSE-Kasse ohne Stress
- Bestandsaufnahme
- Welche Kassen/Terminals/Peripherie hast Du? Welche Software-Version?
- Gibt es bereits eine TSE? Laufzeit? Zertifikatsstatus?
- Anforderungsprofil
- Branche, Standorte, Kassenplätze, besondere Prozesse (Split, Retouren, Zimmerbuchung, PZN)
- Reporting- und Schnittstellen-Bedarf
- Systemdesign
- Auswahl: GastroSoft oder PosSoft, passende TSE (Hardware/Cloud), Bondrucker, Barcodescanner
- Rechte-/Rollenmodell, Beleglayouts, Steuerlogik
- Datenübernahme
- Artikel/Warengruppen, Preise, Tische/Räume, Bediener
- Prüf-Import in Testumgebung; Plausibilitätscheck
- Installation & Schulung
- Vor-Ort oder Remote-Setup, TSE-Initialisierung, Belegprüfung (TSE-Infos)
- Kurze, rollenbasierte Schulungen fürs Team (Verkauf, Service, Leitung)
- Go-Live mit Fallback
- Zeitfenster außerhalb Peak-Zeiten
- Notfall-Checkliste (Ersatzdrucker, Offline-Betrieb, manuelle Belege)
- Nachbetreuung
- Erster DSFinV-K-Testexport
- Feinjustierung von Layouts/Reports
- Regelmäßige Wartungstermine (Updates, TSE-Status)
Mit MagicPOS bekommst Du den gesamten Fahrplan aus einer Hand – von der Beratung bis zur Fernwartung nach dem Go-Live.
Finanzierung im Vergleich: Kauf auf Rechnung vs. Ratenzahlung
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Kauf auf Rechnung
- Vorteile: Keine Zinsen, volle Kostenkontrolle, Eigentum sofort, einfacher Beschaffungsprozess.
- Ideal für: Unternehmen mit ausreichender Liquidität oder Budgetfreigabe.
- Beachte: Einmalige höhere Auszahlung; Upgrades/Erweiterungen separat budgetieren.
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Ratenzahlung
- Vorteile: Schonung der Liquidität, planbare monatliche Kosten, schneller Start trotz größerem Projektumfang.
- Ideal für: Wachsende Betriebe, Saisonbetriebe, Filialausbau.
- Beachte: Laufzeit/Zins berücksichtigen; am Ende gehört die Hardware i. d. R. Dir (abhängig vom Modell).
MagicPOS bietet beide Modelle – so passt sich die Finanzierung Deiner Planung an, nicht umgekehrt.
Servicebausteine, die Betriebssicherheit erhöhen und Kosten senken
- Fachberatung
- Wir übersetzen KassenSichV/DSFinV-K in klare Prozesse und konfigurieren Deine Software zielgenau.
- Ergebnis: Weniger Bedienfehler, weniger Stornos, schnellere Abläufe.
- Fernwartungspakete
- Schnelle Hilfe bei Fragen, Updates, Layouts und Stammdaten – ohne Anfahrt.
- Ergebnis: Minimale Ausfallzeiten, kalkulierbare Supportkosten.
- Schneller Versand
- Ersatzteile, Bondrucker, Scanner oder Zusatzkassen sind kurzfristig bei Dir.
- Ergebnis: Keine langen Stillstände, gerade vor Stoßzeiten ein Plus.
- Wettbewerbsfähige Preise
- Transparente Angebote, die sich an Deinem Branchenbedarf orientieren.
- Ergebnis: Niedrige TCO statt teurer Insellösungen.
Fun Fact: MagicPOS wurde 2016 gegründet (seit 2021 als GmbH) und sitzt in Mühlingen am Bodensee – kurze Wege, klare Entscheidungen, starker Fokus auf Deine Branche.
Prüfungen gelassen begegnen: 5 Praxis-Tipps
- Regelmäßige DSFinV-K-Testexporte durchführen und archivieren.
- Beleglayouts prüfen: TSE-Info sichtbar? Pflichtangaben vollständig?
- Storno- und Korrekturregeln im Team schulen (Begründung, Rechte).
- Verfahrensdokumentation aktuell halten (System, Versionen, Zuständigkeiten).
- Backup- und Update-Routine festlegen (TSE-Laufzeiten im Kalender!).
Wenn Du Dir diese Basics sicherst und auf integrierte, TSE-konforme Lösungen setzt, wird Kassieren nicht nur rechtskonform, sondern auch richtig effizient. Genau dabei unterstützen Dich die MagicPOS Lösungen mit GastroSoft, PosSoft, Bondruckern und Barcodescannern – plus Finanzierung und Service, die zu Deinem Business passen.