Fiskalkonform klingt nach Paragrafendschungel – in der Praxis ist es aber gut handhabbar, wenn Dein System passt. Die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) verlangt, dass elektronische Kassensysteme:
- eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen,
- jeden Vorgang manipulationssicher protokollieren,
- Belege ausgeben,
- und Daten standardisiert (DSFinV‑K) exportieren können.
Was heißt das konkret im Betrieb?
- Belegausgabepflicht: Du musst einen Beleg bereitstellen (gedruckt oder digital). Annehmen muss ihn der Gast/Kunde nicht – aber Du musst ihn anbieten.
- TSE-Signatur: Jeder Kassiervorgang wird von der TSE signiert. Auf dem Beleg tauchen deshalb TSE‑Infos (u. a. Seriennummer) auf.
- DSFinV‑K: Für Betriebsprüfungen und Kassen‑Nachschauen müssen Deine Daten jederzeit im geforderten Format exportierbar sein.
- Aufrüst‑ und Meldepflichten: Alte Kassen müssen nachrüstbar sein oder ersetzt werden. Neue Kassen/TSE sind fristgerecht zu melden und korrekt zu dokumentieren. Prüfe dazu die aktuellen Vorgaben Deines Finanzamts.
- GoBD/Verfahrensdokumentation: Halte fest, wie Deine Kasse eingesetzt wird (Bedienung, Rechte, Backups). Das ist Teil der Ordnungsmäßigkeit.
Pro‑Tipp: Plane einmal im Quartal einen kurzen Compliance‑Check – Export testen, TSE‑Status prüfen, Verfahrensdoku aktualisieren. So bleibst Du entspannt bei jeder Kassen‑Nachschau.
Die Compliance‑Checkliste zum Abhaken
- TSE eingebunden und initialisiert (Seriennummer, Startzeitpunkt dokumentiert)
- Belegausgabe aktiv (Papier oder digital) inkl. TSE‑Merkmale
- DSFinV‑K‑Export getestet (Vollständigkeit und Lesbarkeit)
- Benutzerrichtlinien: Rollen/Rechte, Storno‑ und Rabattprozesse schriftlich geregelt
- Kassenbuch/ Tagesabschlüsse konsistent, Zählprotokoll hinterlegt
- Meldeunterlagen: Kaufbeleg, TSE‑Infos, Inbetriebnahmedatum, Ansprechpartner
- Backup‑Strategie definiert (lokal/Cloud) und Restore getestet
- Verfahrensdokumentation aktuell (Versionsstand, letzte Schulung)
- Servicezugänge für Fernwartung sicher hinterlegt
Welche Funktionen Deine Branche wirklich braucht
Ein Kassensystem ist nur so gut, wie es Deinen Alltag erleichtert. Die Essentials nach Branche:
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Einzelhandel
- Blitzschneller Checkout mit 2D‑Scanner, Kundendisplay und Kartenzahlung
- Varianten-/Größenverwaltung, Etikettendruck, Gutscheine und Retouren
- Inventur mobil: Scannen im Gang, Differenzenliste, Wareneingang
- Aktionen/Bundlepreise, Kundenbindung (Stammdaten, Punkte)
- Offline‑fähig und robust für Stoßzeiten
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Gastronomie
- Tischplan, Gangfolge, Splitting/Mergen, Bewirtungsbeleg
- Mobile Bestellterminals am Tisch, automatische Küchenbons oder Kitchen‑Displays
- Happy‑Hour/Preislisten, Liefer-/Abholworkflows, Allergene auf Belegen
- Zentrale Artikelpflege, Filialberichte, Trinkgeldprozesse
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Hotellerie
- Nahtlose Verzahnung Restaurant/Bar mit Front‑Office (auf Zimmer buchen)
- Übergabe an PMS/Hotelsoftware (Konsi‑Buchungen, Debitoren)
- Tagesabschlüsse über Bereiche, Sammelrechnungen, Mandantentrennung
- Frühstück/Packages, City‑Tax‑Konformität im Zusammenspiel mit dem PMS
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Apotheken und medizinische Einrichtungen
- Sichere Workflows an HV‑Tisch und Kasse, PZN‑/GS1‑Scanning
- Chargen‑/Verfallsdaten, Rezept-/Zuzahlungslogik (je nach Warenwirtschaft)
- DSGVO‑konforme Prozesse, klare Rollen und Protokolle
- Schnittstellen zu gängiger Warenwirtschaft und Peripherie
Tipp: Schreibe Dir die 10 häufigsten Workflows auf und markiere, was aktuell Zeit kostet. Genau daran muss Dein neues System messbar besser sein.
GastroSoft oder PosSoft? Die klare Einordnung nach Einsatzszenario
Beide Kassensoftwares, die wir bei MagicPOS integrieren, sind fiskalkonform und TSE‑fähig. Die Entscheidung richtet sich nach Deinem Schwerpunkt:
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GastroSoft – wenn Gastronomie im Fokus steht
- Stärken: Tisch‑/Küchenprozesse, mobile Order, Liefer-/Abholgeschäft
- Typische Integrationen: Kartenterminals, Küchen‑Displays, Pager, Waagen an der Theke
- Mobile Terminals: Bedienung auf kompakten Handhelds/Tablets, auch im Außenbereich
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PosSoft – wenn Einzelhandel oder Mischformen dominieren
- Stärken: Artikel‑/Variantenverwaltung, Inventur, Etiketten, Retouren
- Typische Integrationen: Scanner, Etikettendruck, Kundendisplay, E‑Commerce‑Anbindungen
- Mobile Terminals: mobiles Kassieren/Inventur mit Handscannern und Tablets
Hotellerie: Häufig ist GastroSoft fürs F&B mit einer PMS‑Anbindung die beste Wahl, damit Posten sauber aufs Zimmer laufen. Apotheken/medizinische Einrichtungen: Prüfe mit uns die Warenwirtschafts‑Schnittstellen und regulatorische Anforderungen – in vielen Setups ist PosSoft die solide Basis, ggf. mit branchenspezifischen Erweiterungen.
Unsicher? In einer Kurz‑Demo mappen wir live Deine Top‑Workflows auf beide Systeme – das macht die Auswahl erfahrungssicher statt bauchnabelgesteuert.
Hardware, die wirklich performt: Drucker, Scanner, Kundendisplay
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Bondrucker
- 80‑mm Thermodrucker für Restaurants/Retail (klar lesbare Belege, schneller Auswurf)
- Schnittstellen je nach Setup: LAN (stabil im Netzwerk), USB (direkt an der Kasse), Bluetooth/WLAN (mobil)
- Küchen: robuster Drucker oder besser noch ein spritzwassergeschütztes Kitchen‑Display
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Barcodescanner
- 2D‑Scanner lesen QR, GS1 und PZN – zukunftssicherer als reine 1D‑Scanner
- Stationär (Kassenplatz mit Präsentationsmodus) oder Handscanner (flexibel für Inventur)
- Achte auf gute Leseleistung bei schlechtem Licht und auf zerknitterten Etiketten
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Kundendisplay
- Transparenz schafft Vertrauen: Warenkorb, Preise, Restzahlung, QR für digitale Belege
- Optional: Promotion‑Flächen, Upselling‑Hinweise, Datenschutzhinweis zur Belegausgabe
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TSE‑Variante
- Lokal (USB/SD) oder Cloud‑TSE – beides ist zulässig; die Wahl hängt von Filialanzahl, Mobilität und IT‑Betrieb ab. Wir beraten Dich zur passenden Architektur und Ausfallsicherheit.
Unsere Empfehlung: Plane Peripherie immer entlang Deiner Laufwege. Weniger Schritte, weniger Stress, höhere Schlagzahl.
Rollout ohne Bauchweh: Von Datenübernahme bis Go‑Live
So gehst Du strukturiert vor – und bleibst im Zeitplan:
- Ziele und Scope
- Welche Kassenplätze, welche Bereiche, welche Workflows? Fiskalfokus definieren.
- Datenübernahme
- Artikel/Preislisten, Tische, Bediener, Steuersätze, Kunden/Gutscheine importieren.
- Konfiguration
- Tastenlayout, Rollen/Rechte, Beleglayout, Zahlarten, Küchenrouten, Zimmerbuchungen.
- TSE‑Setup
- Initialisieren, verknüpfen, Testbeleg drucken, Inbetriebnahme dokumentieren.
- DSFinV‑K‑Probeexport
- Vollständigkeit prüfen (Test‑Kassensturz, Stornos, Rabatte, Trinkgeld).
- Pilottest
- 2–3 Tage im Parallelbetrieb mit ausgewählten Mitarbeitern, Feedback sammeln.
- Schulung
- Kurz & knackig: Kasse, Storno, Tagesabschluss, Belegarten, Notfallprozesse.
- Go‑Live
- Bestenfalls montags oder mittwochs; Support‑Fenster und Fernwartung bereitstellen.
- Nachlauf
- Kinderkrankheiten beheben, Checkliste abhaken, Verfahrensdoku finalisieren.
- Wartung
- Updates, Backups, TSE‑Statuschecks, jährliche Refresh‑Schulung.
Mit Fernwartungspaketen von MagicPOS lassen sich viele Punkte remote erledigen – schnell, planbar, ohne Anfahrt.
Praxisbeispiele aus Projekten
- Einzelhandel: Eine Modeboutique wechselt auf PosSoft mit 2D‑Scannern und Kundendisplay. Ergebnis: kürzere Warteschlangen, weniger Fehleingaben, Inventur abends in 30 Minuten mit dem Handscanner statt händisch am nächsten Morgen.
- Gastronomie: Ein Biergarten führt GastroSoft mit mobilen Bestellterminals ein. Bestellungen gehen direkt an die Küche, die Laufwege schrumpfen. In Stoßzeiten bleibt der Überblick über offene Tische und Gänge.
- Hotellerie: Ein Stadthotel verzahnt Restaurant und Front Office. Der Kellner bucht aufs Zimmer, das PMS übernimmt sauber. Der Tagesabschluss trennt F&B und Logis transparent.
- Apotheke: Am HV‑Tisch sorgt 2D‑Scanning für zügige PZN‑Erfassung. Mit sauberer DSFinV‑K und klaren Rollen ist die nächste Kassen‑Nachschau stressfrei.
Diese Effekte sind kein Zufall: Sie entstehen, wenn Software‑Fit, Peripherie und Schulung zusammenspielen.
Kosten runter, Ausfälle minimieren: Finanzierung, Versand, Support
Eine gute Kasse spart Zeit – und Zeit ist bares Geld. So senkst Du die Gesamtkosten über den Lebenszyklus:
- Flexible Finanzierung
- Kauf auf Rechnung für sauberes Cashflow‑Management.
- Ratenzahlung, um Investitionen planbar zu machen – ideal für Start‑ups, Saisonbetriebe oder Filialausbau.
- Wettbewerbsfähige Preise
- Kein Over‑Engineering: Du bezahlst nur, was Du wirklich brauchst – und skalierst später.
- Schneller Versand
- Hardware zügig am Start, Ersatzgeräte bei Bedarf fix vor Ort – reduziert Downtime.
- Proaktiver Support
- Fachberatung vorab, Fernwartungspakete im Betrieb, Monitoring von TSE‑Status und Backups.
- Klare SLAs und feste Ansprechpartner, die Deine Branche verstehen.
MagicPOS wurde 2016 gegründet (seit 2021 als GmbH, Sitz am Bodensee) und hat sich genau darauf spezialisiert: fiskalkonforme Kassensysteme plus die IT‑Basics, die Deinen Betrieb am Laufen halten. Von der Erstberatung bis zur laufenden Fernwartung bekommst Du alles aus einer Hand.
Entscheidungshilfe: In 5 Schritten zur passenden Kasse
- Einsatzszenario klären
- Gastronomie/Hotellerie mit Tisch‑/Küchenprozessen? → Tendenz GastroSoft.
- Einzelhandel/Mischsortiment mit Inventur‑Fokus? → Tendenz PosSoft.
- Apotheken/medizinisch? → Anforderungen und Warenwirtschaft prüfen, dann Auswahl.
- Integrationen und Mobilität
- Welche Terminals, Waagen, Scanner, PMS/Wawi? Brauchst Du mobile Handhelds?
- Compliance und Betrieb
- DSFinV‑K‑Exports, TSE‑Strategie (lokal vs. Cloud), Backup/Update‑Prozess.
- Service und Schulung
- Wer schult Dein Team? Wie schnell bekommst Du Hilfe? Gibt es Fernwartung?
- Budget und Finanzierung
- Einmalkauf vs. Ratenzahlung, Folgekosten (Lizenzen, Service), Ausbaupfade.
Wenn Du magst, gehen wir das gemeinsam durch: Wir mappen Deine Workflows, zeigen Dir GastroSoft und PosSoft im Live‑Vergleich, empfehlen passende Hardware (Bondrucker, Barcodescanner, Kundendisplay) und liefern Dir eine Rollout‑Roadmap – inklusive Finanzierung, schnellem Versand und proaktivem Support. So wird Deine Kasseninvestition fiskalkonform, zukunftssicher und vor allem: alltagstauglich.