Du führst ein Restaurant, Café oder eine Bar – dann weißt Du: Service, Tempo und Transparenz entscheiden. Deine Kasse ist dabei Dein Herzstück. Sie muss nicht nur schnell und intuitiv funktionieren, sondern auch fiskalkonform sein, damit bei einer Prüfung alles sitzt. In diesem Leitfaden zeige ich Dir, worauf es bei einer modernen Gastronomie-Kasse mit TSE und GastroSoft ankommt, welche Funktionen in der Praxis wirklich helfen und welche Hardware in Küche, Bar und Service Sinn macht. Außerdem erfährst Du, wie MagicPOS Dir den Start vereinfacht – mit fairen Preisen, schnellem Versand, Fachberatung, Fernwartung und flexiblen Finanzierungen (Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung).
Fiskal-Check: Was muss Deine Kasse rechtlich können?
Damit Du rechtssicher unterwegs bist, muss Dein System die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) erfüllen. Das sind die wichtigsten Punkte, die Du abhaken solltest:
- TSE-Pflicht: Deine Kasse braucht eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Das kann hardwarebasiert (z. B. USB-/SD-/LAN-TSE) oder cloudbasiert sein – Hauptsache, vom BSI zertifiziert. Die TSE zeichnet jeden relevanten Vorgang manipulationssicher auf und signiert Belege.
- DSFinV-K: Deine Kasse muss einen standardisierten Datenexport nach DSFinV-K bereitstellen. Das ist wichtig für Betriebsprüfungen oder Kassen-Nachschauen.
- Belegausgabepflicht: Seit 2020 musst Du Deinen Gästen einen Beleg ausgeben (Annahmepflicht gibt es für Gäste nicht). Der Beleg muss die fiskalischen Pflichtangaben enthalten, inkl. TSE-Informationen wie Seriennummer und Signatur.
- Einzelaufzeichnung/Unveränderbarkeit: Jeder Verkaufsvorgang muss nachvollziehbar und unveränderbar dokumentiert sein. Stornos, Rabatte, Gutscheine – alles braucht eine klare Spur.
- Tagesabschlüsse: Z- und X-Berichte sauber erstellen und archivieren. Das hilft Dir auch intern bei Controlling und Schichtübergaben.
- GoBD/Verfahrensdokumentation: Sorge für eine aktuelle Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Du mit Kasse, TSE und Belegen umgehst. Das ist kein Hexenwerk, aber im Prüfungsfall Gold wert.
Tipp: Wenn Internet vor Ort schwankt, prüfe, ob eine lokale TSE (oder ein Cloud-TSE mit Offline-Puffer) für Dich stabiler ist. Wichtig ist, dass Kasse und TSE zeitlich sauber synchron laufen.
Gastro-Funktionen, die Deinen Alltag wirklich beschleunigen
Eine gute Gastronomie-Kasse deckt die typischen Abläufe am Tisch, an der Theke und in der Küche ab – ohne Workarounds. Achte besonders auf:
- Tisch- und Raumplan: Intuitiver Grundriss mit Tischen, Bereichen und Belegungsstatus. Reservierungen, Tischwechsel, Zusammenlegen oder Teilen sollten mit wenigen Tippen gehen.
- Gangfolge und Kurs-Steuerung: Vorspeise – Hauptgang – Dessert geordnet an Küche/Bar schicken. So bleibt die Küche im Flow und Du vermeidest Staus.
- Splitten leicht gemacht: Gäste bezahlen getrennt? Teile Positionen, kombiniere Zahlarten (Bar, Karte, Gutschein) und schließe schnell ab – ohne Rechenkunststücke.
- Gutscheine und Rabatte: Verkauf, Einlösung, Restwert, Ablaufdatum – alles transparent, fiskalkonform und im Bericht sichtbar.
- Lieferdienst & Abholung: Kundendaten, Quittungen, Belege für Fahrer, Lieferzonen, Gebühren – die Kasse sollte das sauber abbilden.
- Mobile Bestellaufnahme: Mit Handhelds oder Tablets direkt am Tisch aufnehmen, an Küche/Bar schicken und Wartezeiten verkürzen. Das steigert Umsatz und Zufriedenheit.
- Artikel- und Rezeptlogik: Varianten (z. B. Größen), Modifikatoren (ohne Zwiebeln, extra Shot), Menüs, Warengruppen – das spart Zeit und Fehler.
- Auswertungen: Umsätze pro Zeit/Artikel/Mitarbeiter, Stornos, Gutscheine, Zahlarten. Klare Berichte helfen Dir beim Steuern.
Mit GastroSoft bekommst Du genau diese Gastro-DNA: vom flexiblen Tischplan über Gangsteuerung bis hin zur mobilen Bestellaufnahme – inklusive sauberem Zusammenspiel mit der TSE.
Hardware, die in Küche, Bar und Service Sinn macht
Nicht jede schicke Hardware passt zur Gastro-Realität. Das brauchst Du wirklich:
- Bondrucker (Service/Kasse): Schnelle 80-mm-Thermodrucker mit Ethernet oder WLAN sind Standard. Achte auf zuverlässige Abschneider, Papierwechsel von vorn (bei Thekenmöbeln praktisch) und stabile Treiber.
- Küchendrucker/KDS: In heißen/feuchten Umgebungen sind robuste Küchen-Drucker (teils Nadeldrucker) sinnvoll – mit gut hörbarem Signalton. Alternativ ein Kitchen-Display-System (KDS) mit Touch-Monitor für digitale Bons, Prioritäten und Ausrufe.
- Kassenlade: Per RJ-Anschluss an den Drucker angebunden öffnet die Lade automatisch beim Bezahlvorgang. Solide Metallkonstruktion, Einsätze für Münzen/Scheine, Schließmechanismus – fertig.
- Handhelds/Tablets: Leichte, stoßfeste Geräte mit gutem Akku. Entscheidend ist stabiles WLAN und eine für GastroSoft optimierte App/Bedienoberfläche.
- Netzwerktechnik: Ein separates, stabiles WLAN für die Kasse (eigenes VLAN, gute Access Points) verhindert Funklöcher. Bei Cloud-TSE: Internet-Backup (z. B. LTE-Router) in Betracht ziehen.
- Küchenbons & Etiketten: Hitzebeständiges Papier für Küche, ggf. Etikettendrucker für To-go/Delivery. Saubere Layouts mit Tischnummer, Gang, Modifikatoren sparen Rückfragen.
MagicPOS bietet Dir die bewährten Bausteine: Bondrucker, Kassenladen, Handhelds und natürlich die TSE – passend vorkonfiguriert für GastroSoft und Deinen Grundriss.
GastroSoft + TSE in der Praxis: So greift alles ineinander
- Nahtlose TSE-Integration: Jeder relevante Vorgang wird automatisch signiert. Auf dem Beleg erscheinen die TSE-Pflichtangaben – Du musst nichts manuell nachpflegen.
- Tischplan meets Küche: Bestellungen vom Tisch landen direkt auf Küchen- und Bardruckern bzw. Displays, nach Gangfolge sortiert. Änderungen (z. B. “ohne Allergene”) werden sofort sichtbar.
- Splitten, Storno, Gutschein: Fiskal korrekt, nachvollziehbar und prüfbar – inklusive DSFinV-K-Export bei Bedarf.
- Rollen und Rechte: Bedienrechte für Service, Bar, Küche, Schichtleitung – klar geregelt, damit Buchungen sauber bleiben.
- Auswertungen live: Umsätze, Topseller, Zeiten – so triffst Du Entscheidungen auf Basis von Zahlen, nicht aus dem Bauch.
Kurz: Du bekommst Tempo im Service, Klarheit in der Küche und Sicherheit bei der Fiskalisierung.
In 5 Schritten schnell startklar – vom Angebot bis Go-Live
1) Anforderungen klären
- Anzahl Plätze/Tische, Bereiche (Innen, Außen, Bar)
- Küchen- und Bardrucker oder KDS?
- Zahlarten (Bar, Karte, mobil, Gutschein)
- Lieferdienst/Abholung, Gutschein-Workflows
- WLAN/Netzwerksituation, Internet-Backup
- TSE-Variante: lokal vs. cloudbasiert
2) Konfiguration wählen
- GastroSoft-Lizenzen/Module passend auswählen
- TSE-Typ festlegen, Anzahl Drucker/Handhelds bestimmen
- Kassenlade, Kundendisplay, ggf. Etikettendrucker ergänzen
- Layouts planen (Bons, Belege, Küchenlayouts)
3) Finanzierung entscheiden
- Kauf auf Rechnung für klare Kosten
- Ratenzahlung, wenn Du Liquidität schonen willst
- Budget im Blick behalten: Ziel ist “fairer Preis” ohne Funktionsverlust
4) Lieferung und Einrichtung
- Schneller Versand der vorkonfigurierten Hardware
- Installation vor Ort durch Dich oder mit Remote-Anleitung
- TSE-Aktivierung, Zeit-/Steuersätze prüfen, DSFinV-K-Testexport
- Tisch-/Raumplan hinterlegen, Artikel/Rezepte importieren
- Testläufe mit Service/Bar/Küche (Stress-Test am Nachmittag)
5) Schulung und Go-Live
- Kurzschulung Service: Bonieren, Splitten, Gangfolge, Storno
- Kurzschulung Kasse/Küche: Bons, Prioritäten, Re-Fire, No-Shows
- Verfahrensdokumentation anlegen/aktualisieren
- Prüfe lokale Melde- und Aufbewahrungspflichten und lege Prozesse fest
- Go-Live am ruhigen Tag, Support in Griffweite
Mit einer guten Vorbereitung bist Du in wenigen Tagen arbeitsfähig – ohne Chaos.
Was MagicPOS dabei anders macht
MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH ist seit 2016 am Markt (seit 2021 als GmbH) und hat seinen Hauptsitz in Mühlingen am Bodensee. Der Fokus liegt auf fiskalkonformen Kassensystemen und passender IT für Branchen wie Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel und medizinische Einrichtungen. Für Dich als Gastronom bedeutet das:
- Wettbewerbsfähige Preise: Keine Mondangebote, sondern ehrliche Konfigurationen, die zu Deinem Betrieb passen.
- Schneller Versand: Damit Du nicht wochenlang auf Drucker oder TSE wartest.
- Fachberatung: Konkrete Antworten zu KassenSichV, TSE-Varianten, DSFinV-K und Deinem Gastro-Setup. Praxisnah und verständlich.
- Fernwartungspakete: Wenn es schnell gehen muss, helfen Remote-Support und Wartungspakete – ohne zeitraubende Technikertermine.
- Vorkonfigurierte Bundles: GastroSoft plus TSE, dazu die passende Hardware für Service, Bar und Küche – so reduzierst Du Fehlerquellen beim Start.
- Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – Du entscheidest, was zu Deinem Cashflow passt.
Kurz: Du bekommst einen Partner, der Gastro versteht, Dich nicht überlädt und im Zweifel erreichbar ist.
Cloud- oder Lokal-TSE? So triffst Du die Entscheidung
- Lokale TSE (USB/SD/LAN): Unabhängig von der Internetverbindung, ideal bei instabilen Leitungen. Achte auf Wartungsintervalle und sichere Montage.
- Cloud-TSE: Flexibel skalierbar, weniger Hardware vor Ort, Updates zentral. Benötigt verlässliches Internet und sauberes Netzwerkdesign.
- Hybrid-Denken: Manche setzen auf Cloud-TSE mit LTE-Backup. Wichtig ist, dass Dein Setup zum Standort passt – MagicPOS berät Dich dazu.
Prüfe außerdem:
- Wie viele Kassen sollen gleichzeitig laufen?
- Gibt es Außenbereiche mit schwachem WLAN?
- Gibt es stoßzeitenbedingte Peak-Loads (z. B. Events)?
Deine kompakte Checkliste zum Start
- Fiskal: BSI-zertifizierte TSE, DSFinV-K-Export, Belegaushang mit Pflichtangaben, tägliche Abschlüsse, Verfahrensdoku
- Gastro-Features: Tisch-/Raumplan, Gangfolge, Splitten, Gutscheine, Lieferdienst, mobile Bestellaufnahme
- Hardware: 80-mm-Bondrucker, robuste Küchendrucker oder KDS, Kassenlade, Handhelds/Tablets, stabiles WLAN/Netzwerk
- Software: GastroSoft mit passenden Modulen, TSE-Integration, klare Reports
- Prozesse: Schulung Team, Testlauf, Supportzugang, Backups/Updates einplanen
- Finanzierung & Rollout: Angebot prüfen, Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung wählen, schneller Versand, Einrichtung/Remote-Support terminieren
Wenn Du diese Punkte beachtest, startest Du schnell, rechtssicher und effizient – mit einer Kasse, die Deinen Service beflügelt, statt ihn auszubremsen. Und mit MagicPOS hast Du einen Partner an der Seite, der Dich vom ersten Gespräch bis zur Fernwartung im laufenden Betrieb verlässlich begleitet.