Ein Kassensystem ist mehr als ein Kassenbon-Ausdrucker. Es ist Dreh- und Angelpunkt für Verkauf, Service, Buchhaltung und Compliance. Wenn du im Einzelhandel, in der Gastronomie, Hotellerie oder in einer medizinischen Einrichtung arbeitest, brauchst du ein System, das zu deinen Abläufen passt – und gleichzeitig fiskalkonform ist. Genau dafür ist dieser Leitfaden da: Du bekommst praktische Entscheidungshilfen, branchenspezifische Tipps, eine schnelle Checkliste für den Go-live und klare Hinweise zur Kostenplanung.
MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH wurde 2016 von Tobias Oswald gegründet, ist seit 2021 als GmbH am Markt und hat seinen Hauptsitz in Mühlingen am Bodensee. Wir kombinieren wettbewerbsfähige Preise, schnellen Versand und exzellenten Support – inklusive Fachberatung und Fernwartungspaketen. Und ja: Kauf auf Rechnung und Ratenzahlung sind möglich.
Fiskalkonform? Was du über TSE, KassenSichV und DSFinV-K wissen musst
- KassenSichV: Die Kassensicherungsverordnung regelt, wie elektronische Aufzeichnungssysteme in Deutschland abgesichert sein müssen. Sie schreibt u. a. die Nutzung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor.
- TSE: Die Technische Sicherheitseinrichtung zeichnet jede Transaktion manipulationssicher auf. Es gibt Hardware-TSE (Steckmodul/USB) und Cloud-TSE. Welche Variante zu dir passt, hängt von Standort, Internetverfügbarkeit, Filialstruktur und Update-Strategie ab.
- DSFinV-K: Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme legt das Exportformat fest, das du im Prüfungsfall liefern musst. Dein System sollte den DSFinV-K-Export auf Knopfdruck bereitstellen.
- Belegausgabepflicht: Jeder Verkauf braucht einen Beleg (digital oder Papier). Plane Druckerleistung bzw. E-Mail/SMS-Belegoptionen ein.
- Revisionssichere Archivierung: Prüfe, wie lange Daten vorgehalten werden und wie Backups/Exports funktionieren – gerade bei Cloud-TSE wichtig.
Kurz gesagt: Ohne TSE, KassenSichV-Konformität und DSFinV-K-Export geht es nicht. MagicPOS liefert dir Systeme, die das ab Werk erfüllen – und hilft bei Einrichtung sowie Nachweisführung.
Workflows nach Branche: So passt das Kassensystem zu deinem Alltag
Jede Branche hat eigene Abläufe. Daran sollte sich deine Software orientieren – nicht umgekehrt.
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Gastronomie
- Tischverwaltung, Tischsplitting, Gängefolge, Platzwechsel
- Ordern per Mobilgerät, Küchenbon/Küchenmonitoring
- Happy Hour/Zeitrabatte, Artikel-Varianten (z. B. “mit/ohne”, “XL”)
- Trinkgeld, Bewirtungsbelege, Storno-/Umbuchungsregeln
- Kassenabschluss nach Schicht, Mitarbeiterrechte
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Hotellerie
- Zimmer-/Hausgast-Abrechnung, auf’s Zimmer buchen
- Paketierungen (z. B. Übernachtung + Frühstück), City-Tax
- Schnittstelle zu PMS/Belegungsplan, Late-Check-out, Depot
- Rechnungslegung an Firmenkunden/Sammelrechnungen
- Minibar/Outlets, getrennte Kostenstellen
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Einzelhandel (auch Filialbetrieb)
- Schnelles Scannen, Varianten/Größen/Colors, Etikettendruck
- Bestandsführung, Inventur, Wareneingang, Lieferantenpreise
- Aktionen, Gutscheine, Kundenkarten, Retouren & Umtausch
- Filialübergreifende Bestände, Transfer, Zentralauswertungen
- MDE-Workflow, Kassenlade/Kundendisplay-Setup
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Medizinische Einrichtungen (Apotheken, Praxen, Kliniken)
- Rezepturprozesse, Chargen-/Verfallsdaten, Dokumentation
- PZN/Barcode-Scanning, Preisregeln, Fremdanbieter-Artikel
- Taxkonforme Belege, Zuzahlungen, Freiverkauf
- Kostenträger-/Institutskonten, Abrechnung an Stationen/Outlets
- Datenschutz, Zugriffsrechte, Protokollierung
Tipp: Liste deine 10 wichtigsten täglichen Handgriffe auf und prüfe, ob die Software sie nativ unterstützt. Alles andere sind Workarounds – die kosten Zeit.
Software, die zu dir passt: GastroSoft und PosSoft im Überblick
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GastroSoft
- Für: Gastronomie, Hotellerie (F&B), Bars, Cafés, Bäckereien
- Stärken: Tischverwaltung, mobile Bestellungen, Küchenweitergabe, Splitting, Gutscheine, Auswertungen
- Fiskal: TSE-Integration, DSFinV-K-Export, KassenSichV-konform
- Add-ons: Zeitgesteuerte Preise, Liefer-/Abholfunktionen, Mitarbeiterrechte, Schichtberichte
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PosSoft
- Für: Einzelhandel, Filialisten, Shops in medizinischen Einrichtungen und Apothekenumfeld
- Stärken: Schnellkasse mit Scanner, Varianten/Set-Artikel, Inventur, Etikettendruck, Kundenprogramme, Retouren
- Fiskal: TSE-Integration, DSFinV-K-Export, KassenSichV-konform
- Add-ons: Lager/Bestellwesen, Statistiken, Anbindung an Peripherie und Datenexport
Welche Software du nimmst, hängt primär von deinen Workflows ab. Wir beraten dich, richten Profile ein (z. B. Taxonomie, Artikelstamm) und zeigen dir Best Practices aus deiner Branche.
Hardware-Empfehlungen: robust, schnell, zukunftssicher
- Bondrucker
- 80 mm Thermodrucker für schnelle Belegerstellung
- Schnittstellen je nach Setup: USB, LAN, WLAN, Bluetooth
- Für Küche: robuste, ggf. lautstarke Drucker oder Küchenmonitore
- Barcodescanner
- 1D/2D-Handscanner (Kabel oder Funk) für Kasse/Wareneingang
- Präsentationsscanner für Schnellkassen
- Apotheken: 2D-Scanner für PZN/Datamatrix
- Kassenhardware
- All-in-One-Touchkassen oder Tablets mit Ständer
- Kassenlade, Kundendisplay, Preisdisplays
- Kartenterminals (ZVT/O.P.I.-fähig), ggf. Trinkgeldfunktion
- TSE
- Hardware-TSE (z. B. USB) für Offline-Standorte
- Cloud-TSE für Filialnetze und zentrale Wartung
- Netzwerk
- Stabiles LAN/WLAN, getrenntes Netz für Gäste, Priorisierung für Kassendaten
MagicPOS konfiguriert Hardware vor, testet die Peripherie und liefert fix und fertig – damit du schneller startest.
Checklisten für die schnelle Inbetriebnahme
Schnellstart (branchenübergreifend):
1) Rechtliches klären
- TSE-Variante wählen (Cloud/Hardware)
- KassenSichV- und DSFinV-K-Check
- Belegausgabestrategie (Papier/digital)
2) Stammdaten vorbereiten - Artikel/Warengruppen, Steuersätze, Preise
- Benutzer/Rollen, Rechte, TSE-Zuordnung
- Layouts: Bon, Rechnung, Küchendruck
3) Hardware einrichten - Kasse, Drucker, Scanner, Kassenlade, Kundendisplay
- Kartenterminal koppeln, Testtransaktion
- Netzwerk prüfen (LAN/WLAN, Gastnetz trennen)
4) Software konfigurieren - GastroSoft/PosSoft-Profile, Hotkeys, Tastenbelegung
- DSFinV-K-Export testen, Backup-Zeitplan
- Tages- und Monatsabschlüsse definieren
5) Schulung & Go-live - Kurze Mitarbeiter-Schulung (30–60 Min)
- Testverkauf, Storno, Retouren
- Notfallplan (Kontakt Support, Remote-Zugang)
Mini-Checks je Branche:
- Gastronomie: Tischplan anlegen, Gängefolge, mobile Geräte koppeln, Küchenbon/Monitor testen.
- Hotellerie: “Auf Zimmer” buchen, Sammelrechnung, Kostenstellen, City-Tax-Regel, PMS-Schnittstelle prüfen.
- Einzelhandel: Scanner-Profile, Etikettendruck, Inventur-Workflow, Gutscheine/Retouren testen.
- Medizinische Einrichtungen: Rezepturmaske, PZN-Scan, Chargen/Verfall, Datenschutzrollen, Taxbelege.
Tipp: Mit unserem Remote-Setup führen wir dich live durch die Punkte und dokumentieren die Einstellungen für spätere Audits.
Integration und Fernwartung: So bleibt alles im Fluss
- Schnittstellen
- DSFinV-K-, CSV- und DATEV-Exporte für die Buchhaltung
- PMS/Hotel, Küchenmonitore, Kartenterminals, Warenwirtschaft
- API-basierte Anbindungen je nach Softwaremodul
- Datenqualität
- Einheitliche Artikelstammdaten, Mehrwertsteuersätze, Kostenstellen
- Rollen/Rechte pro Mitarbeiter, Protokollierung von Aktionen
- Sicherheit
- Benutzer-PINs, automatische Sperren, getrennte Netzwerke
- Regelmäßige Updates für Software/TSE
- Fernwartung
- Remote-Zugriff für Support, Schulungen und Fehleranalyse
- Monitoring auf Wunsch (Druckerstatus, Speicher, TSE-Logs)
- Schnelle Hilfe: Viele Themen sind in 10–15 Minuten geklärt
Mit Fernwartungspaketen von MagicPOS sparst du Fahrzeiten, reduzierst Ausfallrisiken und bekommst Hilfe, wenn’s drauf ankommt – auch bei Schichtbetrieb.
Kostenplanung ohne Überraschungen: transparent und planbar
Plane in diesen Blöcken – so behältst du die Kontrolle:
- Einmalinvestitionen
- Kassenhardware (Touchkasse/Tablet, Kassenlade, Kundendisplay)
- Bondrucker, Barcodescanner, Netzwerkzubehör
- Installation/Ersteinrichtung, Schulungsteam
- Lizenzen & TSE
- Softwarelizenzen (GastroSoft/PosSoft) einmalig oder als Abo
- TSE (Hardware oder Cloud) inkl. Zertifikatslaufzeit
- Optional: Module (z. B. Küchenmonitoring, Inventur MDE)
- Service & Betrieb
- Remote-Servicepakete, Prioritätssupport
- Wartung/Updates, Backup/Archivierung
- Belegdruck (Rollen), Verschleiß, Ersatzgerätepool
- Finanzierung
- Kauf auf Rechnung für klare CAPEX
- Ratenzahlung für planbare OPEX
- Kombination möglich – wir rechnen dir Varianten durch
Best Practice: Lass dir die Gesamtkosten über 36 Monate darstellen (TCO). So vergleichst du fair und siehst, wie sich wettbewerbsfähige Preise, schneller Versand und geringere Ausfallzeiten durch guten Support rentieren.
So nutzt du die Vorteile von MagicPOS in deinem Betrieb
- Branchenfit: Wir konfigurieren GastroSoft und PosSoft passgenau – von Tischverwaltung bis Filialinventur.
- Fiskalklarheit: TSE, KassenSichV und DSFinV-K “by design” – inkl. Export- und Backupkonzept.
- Speed: Vorgeprüfte Hardware, schneller Versand, zügiger Rollout – auch in Filialnetzen.
- Support, der versteht: Fachberatung vorab, Remote-Service im Betrieb, Schulungen für dein Team.
- Flexibles Budget: Kauf auf Rechnung und Ratenzahlung – transparent kalkuliert.
- Zukunftssicher: Updates, Erweiterungen, Schnittstellen – du wächst, das System wächst mit.
Wenn du willst, starten wir mit einer kurzen Bedarfsanalyse: Branche, Anzahl Plätze/Zimmer/Kassen, Filialen, TSE-Präferenz, vorhandene Hardware. Danach bekommst du ein klares Setup-Angebot und einen Projektplan bis zum Go-live.
Nächste Schritte: Von der Idee zum Go-live in Tagen
1) Kurzcheck: 20-Minuten-Call zur Aufnahme deiner Anforderungen.
2) Demo: Live-Einblick in GastroSoft/PosSoft mit deinen Use Cases.
3) Angebot: Varianten mit Kauf auf Rechnung vs. Ratenzahlung.
4) Setup: Vorkonfiguration, Versand, Remote-Inbetriebnahme.
5) Schulung: Kompakttraining für Team und Schichtleiter.
6) Betrieb: Monitoring, Updates, schneller Remote-Support.
MagicPOS – gegründet 2016 von Tobias Oswald, heute als GmbH mit Sitz in Mühlingen am Bodensee – steht für Kassensysteme, die in der Praxis funktionieren. Melde dich, wenn du eine Lösung willst, die deine Abläufe abbildet, deine Fiskalpflichten erfüllt und dein Team im Alltag wirklich entlastet.